Аутсорсинг - что это, его виды, функции, особенности

Одним из наиболее распространённых и используемых способов оптимизации роста фирмы является аутсорсинг. Он позволяет решить следующие задачи:

Уменьшить расходы на персонал;
Повысить уровень итоговой работы при этом не повысив сумму расходов;
Обойтись без стандартных трудностей, которые появляются, когда необходимо нанять сотрудника.

Как просто сказать о том, что такое аренда персонала

Аутсорсинг - это делегация части ответственности компании стороннему предприятию. К примеру, компании может быть не выгодно содержать постоянную кадровую службу в штате, в таком случае они передают задачи, связанные с кадровым учётом специализированному агентству. Это позволяет сэкономить на найме сотрудников, при этом главе компании уже не нужно беспокоится об обучении нового персонала и о том, что нужно делать если сотрудник уволится, заболеет, уйдёт в декрет. Также на аутсорсинг ложится ответственность за качество выполняемой работы.

Можно выделить направления в аутсорсинге которые соответствуют функциям различных отделов предприятий:

ИТ - аутсорсинг – это делегирование сторонней компании задач, связанных с поддержкой и развитием IT- структуры организации;

Когда передают на сторону функции по анализу первичной документации, командировочных документов и т.д. это – аутсорсинг бухгалтерского учёта;

Делегирование мероприятий по приёму и увольнению, регистрации больничных, подготовка копий бумаг для персонала и справок, учёт и ведение трудовых книжек это – аренда кадрового делопроизводства;

Аренда административных функций – это передача ответственности за ресепшен, курьерскую службу, работу колл-центров и маркетинговый отдел;

Аутсорсинг процессов производства – делегация исполнителю всего этапа производства или некоторых его частей;

Аутсорсинг складов – это найм компании для осуществления процесса хранения и выдачи продукта.

Это не полный список всех имеющихся направлений, но здесь приведены самые распространённые. Организация без труда может передать исполнителю любые задачи или процессы. Обычно делегируют те функции, которые необходимы для стабильной работы организации, но не являются основными.

Чем аутсорсинг отличается от предоставления работы сотрудников

Уже говорилось о том, что аутсорсинг есть делегирование побочных функций организации, на сторону. Этот процесс осуществляется при взаимодействии двух сторон: заказчика и провайдера. Наниматель отдаёт исполнителю часть функций компании, при этом аутсорсингом берётся частичная или полная ответственность за выполненную работу и действия персонала.

Бывает, что люди путают аутсорсинг с предоставлением труда работников, но их достаточно просто различить.

Предоставление труда персонала — это схема, при которой персонал, официально оформленный в организации провайдера, приходит для исполнения работы в организацию заказчика. В данном случае работники выполняют действия направленные в пользу компании исполнителя подчиняясь его же управлению и контролю, но заработную плату они получают от компании исполнителя, которая в данном случае исполняет роль кадрово-расчётного центра.

В таком случае заключаются договора двух разных типов:

Договор гражданско-правовой ответственности о предоставлении труда персонала – между организацией нанимателем и организацией провайдером;
Трудовой договор – его заключает организация провайдер и временный персонал.

После 2016 года в Российской Федерации предоставлять труд сотрудников имеют право только частные компании занятости, получившие специальную аккредитацию.

Неудобства и выгоды сотрудничества с аутсорсингом

Ранее говорилось о том, как аутсорсинг помогает своим клиентом экономить деньги, получить лучших специалистов для выполнения поставленных задач и избежать неприятностей.

Можно выделить ещё три весомым преимущества такого рода сотрудничества:

Наниматель получит лучший результат в любом случае, даже если работник исполнителя уволится, уйдёт в декрет или заболеет, аутсорсинг предоставит нового работника, так как вся ответственность за выполнение работы лежит на аутсорсинге;
Качество побочных функций компании увеличивается, так как у исполнителя есть большой опыт выполнения задач данного профиля, а также есть более качественные ресурсы;
Глава компании получает возможность сосредоточится на основных делах компании, не отвлекаясь на побочные действия.

Но при всех плюсах в аутсорсинге есть и недостатки:

Всегда есть риск встретить нечестного исполнителя. Компании, недобросовестно относящиеся к своим обязанностям, могут опаздывать с выплатами своим работникам, что будет сказываться на итоговом качестве работы. Особенно часто с такой проблемой можно столкнутся, когда у агентства нет конкурентов.

Есть риск утечки конфиденциальной информации. Клиент делегирует ответственность за некоторые сферы работы компании, также даёт сторонней компании доступ к данным, которые не должны быть общедоступными. А так как доступ получает чужая компания, есть риск того, что данные будут разглашены.

Кто пользуется аутсорсингом и в каких целях

Чаще всего целью обращения в аутсорсинг становится:

Желание сосредоточить все силы на развитии основного дела;
Необходимость увеличить эффективность бизнес-процессов;
Желание получить помощь профессионалов на начальных этапах, к такому методу часто прибегают владельцы стартапов.

Нанимателем может стать организация любого размера. Небольшие компании чаще всего нанимают аутсорсинг для некрупных бизнес-процессов. Часто компаниям выгодно предать работу аутсорсингу.

Организациям больших размер крайне неудобно самостоятельно заниматься осуществлением второстепенного функционала. Поэтому нанимать секретарей, работников ресепшена, осуществлять техническую поддержку стараются через аутсорсинг. Организация данных вопросов требует внесения денежных средств не только на этапе поиска и отбора персонал, тратить средства придётся так же и на обучение новых сотрудников. Также необходимо заранее подумать о необходимости заменять сотрудников на время, когда они не могут присутствовать на рабочем месте. Это также является поводом отдать предпочтение сотрудничеству с аутсорсингом.

Что не стоит поручать аутсорсингу

В основном рекомендуется не предавать сторонним компаниям основные процессы и неповторимые функции организации. К примеру, фирма, занимающаяся производством и продажей пирожных, приготовленных по уникальному рецепту, может нанять аутсорсинг для организации курьерской доставки на дом, но вот передача рецепта стороннему исполнителю для повышения скорости производства в данной ситуации будет не лучшим решением.

Как устроен аутсорсинг

Весь процесс организации работ можно условно разделить на два основных этапа.

Первым этапом производится подготовка предприятия к передаче некоторых процессов на сторону. Наниматель сам принимает решение о том, какой процесс будет предан провайдеру, а что останется за самим предпримем. Также принимается решение о том, каким должен быть конечный результат и к какому моменту этого результата необходимо добиться.

Для достижения требуемого результата заказчику необходимо составить техническое задание: в нём необходимо описать бизнес-процесс, передача которого происходит.

Этап второй — это выбор аутсорсингового агентства. Данный этап крайне важен, так как от качества агентства может зависит дальнейший результат.

По завершению основных этапов, события разворачиваются так:

Клиент обращается в агентство по найму;
Агентство прикрепляет к заказчику менеджера, который будет сопровождать сделку;
Специалист аутсорса контролирует всю проводимую сделку.

Зачем нужен менеджер:

Менеджер контактирует с заказчиком, отвечая на появляющиеся вопросы;
Для осуществления работы с персоналом, именно менеджер занимается формированием команд, обучением сотрудников и т.д.
Надзирает за качеством выполняемой работы, занимается обучением нового персонала;
Подготавливает отчёты для нанимателя.

Что ещё даёт исполнитель:

Снабжает персонал нужными ресурсами;
Создаёт безопасные условия для работников;
Занимается постановкой задач для персонала;
Занимается расследованием несчастных случаев.

Чем различаются фриланс, аутсорсинг и аутстаффинг

Привлечение частного лица, работающего самостоятельно без оформления его в штат это – фриланс. Аутстаффинг, это очень близкое понятие, отличие состоит в том, что человек нанимается из штата профильной компании.

Различить эти формы трудовых отношений можно по объёму работы, сроку сотрудничества и тому, как распределяется ответственность. Фрилансера компания привлекает для решения разово возникшей задачи. К примеру, можно нанять дизайнера, который нарисует определенное количество изображений.

Провести границу между аутсорсингом и аутстаффингом несколько труднее. Обе формы сотрудничества подразумевают долгосрочное сотрудничество. Однако в случае с аутсорсингом заказчик оплачивает некоторый объём работ оговоренный заранее, а также для оказания услуг заключается договор. Нанимателю не важно, кто будет выполнять поставленную задачу, значении имеет только качество результата и своевременное выполнение.

Когда речь идёт об аутстаффинге, компания подписывает договор о предоставлении работников. И наниматель в данном случае оплачивает не результат работы, а конкретного сотрудника, который должен занять отведённое ему место.

Сторонние отношения

Сотрудничество с исполнителями также можно разделить по географическому признаку, на внешний и функциональный. Первый вид — это сотрудничество, осуществляемое между странами, а во втором случае взаимодействия происходят в одной стране.

Также возможно делегировать другой компании отдел продаж. Делегация может быть полной или частичной. Список задач может включать в себя множество разных работ. Предать аутсорсингу можно товары только одного сегмента. Например, самый простой товар, который и так пользуется спросом, и достаточно постоянен для того, чтобы не было нужды постоянно контролировать его, или можно поступить наоборот и отдать ответственность за товар, чья реализация наиболее затруднительна.

Виды аутсорсинга

Производственный аутсорсинг

Часто применяется в больших компаниях, основной деятельностью которых является производство. Бывает, что нет смысла включать в производственный процесс компании изготовление какого-либо продукта, его создание удобнее передать другой организации. Существуют даже компании, которые в принципе не занимаются производством, они имеют огромный перечень предприятий, изготавливающих продукцию для них. Главной задачей таких компаний является обеспечение реализации.

Административный аутсорс

По-другому данный вид иногда называют управляющим знаниями аутсорсингом. Передача специализированному агентству бизнес-процесса связного с анализом данных, статистик и другой информации, которая может стать аргументом для принятия решения, связанного с управлением, инвестированием или стратегическим планированием организации.

Также существуют геополитические критерии, которые выявляют ещё подвиды:

Сотрудничество, осуществляемое на территории одной страны, это внутренний;
Международным аутсорс становится, когда ответственность по какой-либо причине передаётся зарубежной компании;
Оффшорный — это сотрудничество, которое строится путём включения в производство дешёвой рабочей силы.

Также аутсорс различается по объему работы, которую необходимо выполнить:

Вид первый. Полный аутсорс — это полная делегация дел отрасли стороннему агентству и полная ответственность этого агентства пред клиентом;

Второй тип. Частичный – сторонняя компания получает только часть ответственности и задач, доступ ко многому при таком сотрудничестве будет ограничен;

Тип тритий. Совместный - стороння организация получает некоторую часть конкретной функции;

Тип четвёртый. Промежуточный – часть работников штата переходит под руководство сторонней компании.

Также деление возможно по формату взаимной работы

От условий, на которых будет осуществляться сотрудничество организации нанимателя и исполнителя можно выделить ещё виды:

Найм временных сотрудников – работники со стороннего предприятия нанимаются для выполнения заказа или для работы в определённый период;

Лизинг сотрудников – основное отличие — это необычно длинный срок найма работников. Обычно контракт заключается на период от трёх месяцев до пары лет;

Аутстаффинг – работники приходят из штата своей компании в штат компании нанимателя, при этом юридических изменений или увольнений не проводят.

Autsorsing бизнес-процессов

Данная категория является одним из самых распространённых по той причине, что в него входят наибольшее количество различных побочных дел, которые можно предавать сторонней организации.

Процессуальный аутсорс можно разделить на множество подразделений в зависимости от бизнес-процесса:

Финансового или бухгалтерского отдела – все процессы связные с налогами, банком, выплатой зарплат, подготовкой документов для налоговой и так далее, выполняются сторонними профессионалами;

Логистики - выполняются все работы, связанные с транспортировкой грузов и товаров, разрабатываются наиболее выгодные маршруты;

It-сферы – в услугу входит полное обслуживание компьютерных систем, поддержание работоспособности сайтов и платформ, налаживание работы сетевого оборудования;
Технический аутсорс - ремонт и поддержание работоспособности техники;

Аутсорс сервисов – постоянная техподдержка потребителей, организация и контроль работы сотрудников call-центров;

Рекламный – анализ рынка, разработка и осуществление стратегий, продвигающих компанию;

Юридических услуг – в ходе сотрудничества агенство берёт на себя всю работу, связанную с ведением юридической документации.

Агентство гарантирует, что ведение документов будет осуществляется в соответствии с существующими законодательными нормами, также юридический аутсорсинг помогает нанимателю взаимодействовать с органами власти.

Как происходит оплата услуг аутсорсингового агентства

Деятельность аутсорсинговый организаций, это в основном простое решение поставленных вопросов, за решение которых исполнитель поучает деньги.

Выполнив работу агентство составляет документы о приёмке готовой работы, и, если обе стороны довольны сотрудничеством, заказчик просто предают на счёт агентства фиксированию сумму, которая раннее была оговорена и прописана в контракте.

Что заказчики чаще всего предают на сторону

Производственные работы:

Осуществление грузоперевозок;
Составление выгодных маршрутов;
Производство отдельных деталей.
Развитие бизнеса, а также осуществления контроля:
Разработка маркетинговых решений;
Рекламные проекты;
Подбор и обучение сотрудников;
Ведение интернет-ресурсов.

Обязанности необходимые для удобства рабочего процесса:

Уборка помещений;
Охрана офисов и магазинов;
Организация питания персонала.