Аутсорсинг архивный
Передача всех обязанностей и вопросов, связанных с ведением документации и архивов, стороннему предприятию – это архивный аутсорсинг. Отличить аутсорсинг от сервисных услуг крайне просто. Аутсорсинг предоставляет абонентское обслуживание, которое включает в себя весь спектр услуг необходимых для обеспечения работы архива, такое сотрудничество заключается после подписания контракта, который составляется на довольно продолжительный срок (обычно срок действия контракта не меньше года).
Вести архив довольно трудно, для успешного осуществления всех рабочих процессов необходимо обладать знаниями определённого уровня, иметь опыт работы, а также у сотрудника должны быть специальные материалы. Для эффективной работы персонала, глава компании должен предоставить хорошие сканеры, программное обеспечение должного уровня, которое необходимо для того, чтобы сортировать бумаги, осуществлять поиск и учёт. Ну и конечно, необходимо правильно обустроить помещение, в котором будут хранится материалы.
Конечно, возможен вариант, при котором компания самостоятельно организовывает работу с архивом выделив определённую сумму на организацию работ, а также самостоятельно осуществляя надзор за отделом, но будет ли это выгодно компании?
Данный подход может быть не выгоден организации по ряду причин:
Найм дополнительного персонала, облагает нанимателя такими дополнительными затратами, как выплаты в пенсионный фонд, оплата больничных или отпускных также ложится на плечи работодателя. Персонал нанятый у аутсорсинговой компании зарегистрирован на аутсорсинг, а значит все выплаты осуществляются агентством исполнителем, наниматель платит только за работу сотрудников, обслуживающих архив.
Организовывая собственный архивный отдел, глава организации должен понимать, что контролировать работу данного отдела также придётся самостоятельно, а значит необходимо знать, как должен осуществляться рабочий процесс. При найме сторонней компании контроль за работой персонала будет осуществляться самим аутсорсингом, а, следовательно, будут экономится деньги, нервы и время нанимателя.
Весомым плюсом при заключении договора с аутсорсинговой компанией, также является отсутствие необходимости приобретать дополнительное оборудование для архивного отдела.
Аутсорсинговому агентству можно поручить выполнение задач любого уровня сложности. Персонал агентства — это профессионалы, обладающие высокой квалификацией, а также значительным опытом работы. Следовательно, обратившись к услугам аутсорсинга наниматель может быть уверен в том, что ему подберут подходящего работника. Обратиться в агентство можно для подбора сотрудника для работы с электронными или бумажными архивами. Если возникнет необходимость, арендованный персонал сможет перенести данные с бумажных хранителей в электронный формат.
Сотрудничать с профессионалами выгодно
Архивный аутсорсинг позволяет быстро и просто решить проблемы с документооборотом любого предприятия, а также помогает сильно уменьшить траты на производство. Помимо прочего стоит отметить, что агентства стараются предоставить полную конфиденциальность данных нанимателя, для чего применяют специальные технологии.
Что такое архивный аутсорсинг и какими особенностями он обладает
Аутсорсинг архивов – это передача данных компании стороннему предприятию, которое обязуется провести все необходимые работы, связанные с архивами нанимателя.
Весь процесс сотрудничества можно разделить на следующие этапы:
- Наниматель предаёт необходимые данные нанятому агентству;
- Эксперт из агентства получает бумаги и начитает процесс систематизации данных;
- Далее бумаги сканируются на специальном оборудовании;
- Проводится составление описи;
- Отсортированные данные передаются на хранение;
- По сути, архивный аутсорсинг — это передача обязанностей нанимателя стороннему агентству без снижения качества хранения данных.
С какими трудностями сталкиваются офисные архивы
Содержать хранилище для бумаг всегда трудно. Для главы компании содержание отдельного отдела означает необходимость содержать дополнительный персонал, обслуживать больше территорий, проводить ежегодные экспертизы. К тому же всегда есть риск столкнутся с некомпетентными сотрудниками, работа которых будет затруднять работу с архивом. К примеру, в связи с неосторожностью работника могут быть утеряны важные данные.
Какими преимуществами обладает аутсорсинг кадров
Основным плюсом можно назвать экономию средств компании на персонале. Самостоятельное ведение архивов приводит к необходимости нанимать постоянный штат сотрудников, а значит нужно вносить дополнительные средства в налоговую, оплачивать больничные и конечно вовремя платить заработную плату. Аутсорсинговые агентства помогают избежать этого.
Обратившись в крупное агентство, предоставляющее в аренду людей для работы в архиве, наниматель может быть уверенным в том, что работа будет выполнена в срок, а конфиденциальность данных не будет нарушена. Если возникнет нужда, данные, хранящиеся в архиве, можно будет оцифровать, что в дальнейшем облегчит работу с документами.
Передача функций по осуществлению работы, связанной с хранением документов сторонней компании, может стать важным шагом в бизнес стратегии нанимателя. Обращение в аутсорсинг может не только сделать компанию более солидной в глазах клиентов, но и позволить сохранить множество ресурсов, которые можно будет потратить на развитие компании.
