Внутреннее и внешнее обучение персонала в организации

Если собственная HR-служба организации не обладает достаточными ресурсами, персонал направляют на внешнее обучение. Например, расширен штат менеджеров по продажам. Но никто не может грамотно объяснить, что такое «холодный» звонок, как общаться с клиентами. В такой ситуации помогут преподаватели из сторонних структур, обладающие необходимым опытом и теоретическими знаниями.



Важно отметить, что внешняя учеба требует от работодателя дополнительных ресурсов:

  • Нужно нанимать тренеров или заключать договоры с соответствующими учебными центрами.
  • Работник некоторое время посещает занятия, но при этом не работает.

Почему в такой ситуации компании прибегают к внешнему обучению? Они рассчитывают, что отдача от труда сотрудников превысит понесенные затраты на персонал.

Компания может располагать собственными сотрудниками высокой квалификации. Если они умеют объяснять, организовать обучение можно и на внутрифирменном уровне. Чаще всего используют следующие форматы:

  • наставничество. Специалист объясняет новичку, и как делать, проверяет результаты;
  • проведение массовых занятий с участием тренинг-мастера;
  • создание корпоративного университета. В этом случае обучение может вестись сразу по нескольких направлениям, нужным конкретной организации.


Преимущества и недостатки внутреннего и внешнего изучения


Внутреннее обучение

Преимущества:

  • для внутреннего обучения выделяется специалист, имеющий необходимую подготовку;
  • при составлении лекций, практических заданий учитывается специфика работы компании, ее стратегия на разные периоды времени;
  • специалист может за короткое время подготовить нужное количество сотрудников. Ведь тренинги, мастер-классы — его основная работа.

Недочеты:

  • у руководителя не всегда есть гарантии, что процесс обучения проводится на должном уровне. Ему нужно самому проверять программы;
  • если специалист будет день за днем проводить тренинги на одну тему, он может эмоционально выгореть;
  • специалисту по обучению необходимо самому регулярно посещать специальные курсы, чтобы иметь нужные компетенции;
  • специалист компании может передать сотрудникам только те знания, которыми располагает сам.

Внешнее обучение


Преимущества:

  • в учебных центрах работают профессионалы. Они быстро научат работников, как выполнять ту или иную операцию;
  • образовательные внешние услуги предоставляют самые разные компании. Можно выбрать подходящий вариант обучения;
  • специалисты знают методики преподавания;
  • учебные лекции, практические материалы составлены специалистами, положительный результат гарантирован.

Недочеты:

  • учебные центры не ориентируются на потребности каждой конкретной компании;
  • за обучения в специализированном центре приходится платить;
  • сотрудники учебных центров не заинтересованы в том, чтобы их подопечные получили максимум знаний;
  • сложно выбирать подходящее учебное заведение.



Организация документооборота


Каждой компании важно организовать подходящие типы профессионального обучения для своих работников. При этом приходится готовить, согласовывать значительное количество документов.

Для проведения обучения используют самые разные формы:


  • очную. Сотрудник участвует в тренингах, конференциях, семинарах, присутствует на практических занятиях;
  • дистанционную. Лекционные материалы доступны в онлайн-формате.

Возможно совмещение двух указанных выше форматов с использованием разных типов занятий.

Компании, желающие обучить сотрудников, передают в учебный центр:


  • заявки на обучения в очном формате;
  • заявки на обучения в дистанционном режиме. 

При выборе очного обучения персонала в заявке обозначают количество работников, их данные, выбранную программу (отдельного мероприятия), сроки и время занятий. Заявку составляет ответственное лицо компании-работодателя, визирует ее руководитель. Далее заявку передают в учебный центр.

Если некоторые обучения предполагаются в электронном (дистанционном) формате, в заявке нужно указать данные сотрудников и наименование выбранной программы.



Учебный центр обязан передать компании-заказчику следующие документы:


  • отчеты с результатами выполненных работ (проведенного обучения персонала);
  • отчеты с результатами деятельности отдела руководителю и в финотдел.

Отчет с результатами обучения предполагает заполнение некоторой формы. В ней обозначаются сведения о персонале, прошедшием изучение, задействованных программах. Также указываются результаты тестового испытания, стоимость оказанной услуги, время прохождения учебных программ.


Помимо этого, в рамках учебного центра создается множество внутренних документов, требующих согласования на различных этапах. На практике это приводит к тому, что сотрудники учебного центра занимаются не только преподавательской деятельностью. Им приходится выполнять и иные обязанности, относящиеся к работе предприятия-работодателя.


Упростить процедуру документооборота обучения можно за счет автоматизации. В этом случае внедряются особые программные комплексы и алгоритмы, позволяющие стандартизировать некоторые процессы создания, согласования, хранения документов.


Прежде чем переходить непосредственно к автоматизации документооборота обучения, важно определить, какие бизнес-процессы используются в компании, где создаются документы, куда передаются потом на исполнение. Под бизнес-процессом подразумеваются взаимосвязанные между собой задачи, операции, действия. Бизнес-процесс направлен на предоставление определенной услуги или производство некоторого товара. Для описания, визуализации бизнес-процессов используют блок-схемы.



Автоматизация документооборота позволяет меньше тратить времени на передачу различных приказов, распоряжений, иной информации между подразделениями компании или отдельными работниками. При этом повышается производительность труда. Именно поэтому в данном дипломном исследовании основное внимание уделено вопросам автоматизации процессов, связанных с формированием заявки на обучения. Также уделено внимание вопросам получения от учебного центра отчетов с результатами учебных мероприятий. Чтобы решить поставленные задачи, изучен документооборот между учебным центром, заказчиком и его финансовой службой. Выявлены проблемы, присущие документообороту. Сформированы блок-схемы применяемых алгоритмов работы.


Для компании-работодателя особое значение имеют обучения работников с высоким потенциалом или HiPo. HiPo называют сотрудников, работающих наиболее продуктивно, обладающих наиболее ценными компетенциями. Они не боятся браться за наиболее сложные задачи, добиваются отличных результатов.


Любая компания заинтересована в удержании HiPo. Но для этого их нужно заинтересовывать работой, новыми и перспективными задачами. Например, каждому такому сотруднику можно составить собственный карьерный план. В нем можно обозначить участие в стажировках, значимых для компании проектах. Если сотрудник значим для компании, обладает высоким потенциалом, специально для него можно запустить некий бизнес-проект. HiPo в нем предоставляется главная роль.


Вывод. Служба персонала компании решает разные задачи. И одной из наиболее важных из них можно считать проведение обучения работников. Если компания располагает высококвалифицированными сотрудниками, умеющими объяснять, изучение может быть внутренним. Если же служба персонала не располагает необходимыми ресурсами, для обучения персонала имеет смысл обратиться в специализированный учебный центр или к сторонним бизнес-тренерам.


Технологии и Инновации