Системы учета: что позволяет сокращать временные и трудозатраты

Тот, кто владеет информацией, владеет миром. Качественно составленная и отлаженная отчетность помогает увидеть взаимосвязанные процессы предприятия в цифровой форме, оценить влияние переменных друг на друга и улучшить управляемость бизнесом.

Систематизация — мать порядка

Систематизация и учет данных — ключ к пониманию своего бизнеса. Бытует миф, что вся отчетность завязана на бухгалтерии, однако доходы и расходы лишь одна из плоскостей, в которых работает предприятие. Деятельность современного бизнеса многомерна, и представление обо всех данных уже не помещается в плоскую табличку.

Как ускорить производственный цикл, освободить место на складе и повысить эффективность работы? Чтобы ответить на эти вопросы, требуются отчеты по каждой переменной и программные инструменты для обработки данных.

С такими задачами справляются системы автоматизации отчетности, которые объединяют разрозненные операции в единую картину, ускоряют и автоматизируют формирование отчетов, а учет данных с помощью BI-систем (Business Intelligence) открывает возможности для прогнозирования. Мощные вычислительные алгоритмы способны найти закономерности в процессах, связать услуги с их стоимостью, справедливо распределить задачи между сотрудниками и оценить перспективы бизнеса на месяцы и годы вперед с учетом тенденций рынка.

Систематизация отчетности способствует оптимизации бизнес-процессов, а благодаря инструментам автоматизации повышается точность и скорость решения задач. В прозрачной системе улучшается эффективность и мотивация сотрудников, которые находятся в среде здоровой конкуренции и приходят на помощь друг к другу.

От заявки до отчета: все в систему

Системы сбора и анализа данных отличаются инструментарием, возможностью совместной работы с известными приложениями и отображением данных. В качестве примера рассмотрим несколько систем, зарекомендовавших себя в России.

• IntraService — система технической поддержки пользователей с функцией учета заявок через сайт или почту, базой знаний с тегами и статистикой, интуитивным веб-интерфейсом, формированием отчетов и управлением активами. IntraService включена в Единый реестр российских программ и имеет гибкую политику встраивания на предприятие. Благодаря единой точке доступа к системе, она не привязывается на конкретное устройство, с ней можно работать удаленно и со смартфона через мобильную версию.
• Hot line — это сервис для сбора и обработки данных из онлайн-каталога Hotline по указанным категориям. Сервис автоматизирует рутинный процесс сбора информации о брендах, товарах, ценах и условиях на рынке для дальнейшего анализа, планирования стратегий продвижения или заполнения собственного интернет-магазина контентом. Для вывода данных доступны 15 форматов, в том числе CSV для Excel.
• Sales Force Automation (SFA) — системы автоматизации работы отделов и продаж, включающие функции приема и обработки заявок, отслеживания заказов и мониторинга транспортных средств с GPS, формирования документации, а также поиска и работы с клиентами. SFA-системы интегрируются в системы оптимизации бизнеса (CRM), чтобы все операции по производству, логистике и продажам были как на ладони.

Есть и комплексные решения, отвечающие потребностям крупных компаний. Например, Power BI — платформа от Microsoft, объединяющая множество программ и специальных служб для их совместной работы. Power BI обрабатывает данные из популярных пакетов Microsoft Office, почтовых агентов, облачных и локальных хранилищ. Для удобства предусмотрены интерактивные формы визуализации как глобальных данных, так и индивидуальных проектов.

Систематизация отчетности помогает не только разобраться с документооборотом, но и увидеть, что происходит с компанией в режиме реального времени. Цифровое представление данных позволяет найти слабые и сильные места предприятия, улучшить бизнес-процессы и выстроить стратегии развития на годы вперед.