Оптимизация и автоматизация рабочих процессов: ручное управление – долой

Бизнес-процесс крупной компании — это огромный механизм, роль шестеренок в котором играют задачи и действия, направленные на достижении цели. Чтобы деятельность была наиболее эффективной по требуемым показателям, бизнес-процесс необходимо оптимизировать — увязать все действия таким образом, чтобы достичь поставленной цели с наименьшими затратами.

Зачем нужна оптимизация: как облегчить бизнесу жизнь

В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.

Под оптимизацией понимаются решения, призванные устранить недостатки и наладить работу каждого звена компании по принципу «процесс-результат». Цели оптимизации зависят от отрасли и структуры предприятия, но их можно обобщить:

  • улучшение качества управления бизнесом;
  • рост показателей качества;
  • планирование и распределение ресурсов;
  • ускорение производственного цикла;
  • повышение лояльности клиентов и т.д.

Есть различные подходы к оптимизации бизнеса: построение структурных схем, выделение сильных и слабых мест, постановка целей и граничных условий (по времени или затратам) для их выполнения, анализ информационных потоков, автоматизация рабочих процессов.

Автоматизация повторяющихся задач

Автоматизация не только ускоряет обработку повторяющихся задач (ответы на письма, звонки, заполнение таблиц), но и помогает централизовать весь бизнес-процесс в едином поле. Менеджеры могут выставлять задачи сотрудникам и следить за их выполнением, создавать прозрачную отчетность и, что важно, наблюдать, как действия в цепочке процессов влияют друг на друга. Такой анализ помогает держать перед глазами всю картину бизнеса и вовремя реагировать на негативные изменения.

Инструменты и сервисы для оптимизации и автоматизации

Современные инструменты для автоматизации можно разделить на несколько категорий:

  • управление бизнес-процессами (ведение проектов, бухгалтерия, складской учет);
  • планирование задач и внутреннее общение;
  • работа с кадрами (анализ резюме, онлайн-собеседования);
  • взаимодействие с дистрибьюторами и торговыми агентами;
  • привлечение и работа с клиентами (SEO-анализ, маркетинг, онлайн-консультации);
  • рекламная аналитика.

Разработчики предоставляют сервисы с конкретным функционалом для разных сфер: торговли через интернет-магазины, логистики, рекламы, деловой переписки, чат-ботов и т.д. Для удобства работы крупные сервисы связываются с 1С-приложениями, мессенджерами, почтовыми клиентами, облачными хранилищами.

Приведем примеры сервисов для оптимизации бизнеса:

  • ANTOR TerraMaster — сервис для планирования работы торговых представителей. Автоматически выстраивает маршруты и зоны работы агентов, чтобы они не пересекались; отслеживает частоту и неравномерность посещений клиентов. На базе ANTOR есть сервисы для работы курьеров, мониторинга транспорта и анализа доставок.
  • Sever.Ai — искусственный интеллект для сбора и обработки информации. Умеет прочитывать и воспринимать на слух текст, вести деловую коммуникацию (звонки, SMS, конференции), проводить видео-интервью и онлайн-лекции. Подходит для оптимизации процессов обработки резюме (в 100 раз быстрее человека) и набора новых сотрудников по заданным требованиям.
  • SmartSheet — многофункциональная платформа для координации действий. Включает панели для администрирования и автоматизации задач, интеграции приложений, графического анализа данных и разные формы визуального представления (сетки, диаграммы Ганта, календари).

Оптимизация рабочих процессов позволяет ускорить решение типовых задач, автоматизировать составление отчетности, спланировать ведение проекта и высвободить драгоценные ресурсы.