Оптимизация и автоматизация рабочих процессов

Бизнес-процесс крупной компании — это огромный механизм, роль шестеренок в котором играют задачи и действия, направленные на достижении цели. Чтобы деятельность была наиболее эффективной по требуемым показателям, бизнес-процесс необходимо оптимизировать — увязать все действия таким образом, чтобы достичь поставленной цели с наименьшими затратами.

Зачем нужна оптимизация: как облегчить бизнесу жизнь

В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.

Под оптимизацией понимаются решения, призванные устранить недостатки и наладить работу каждого звена компании по принципу «процесс-результат». Цели зависят от отрасли и структуры предприятия, но их можно обобщить:

  • улучшение качества управления бизнесом;
  • рост показателей качества;
  • планирование и распределение ресурсов;
  • ускорение производственного цикла;
  • повышение лояльности клиентов и т.д.

Есть различные подходы к оптимизации бизнеса: построение структурных схем, выделение сильных и слабых мест, постановка задач и граничных условий (по времени или затратам) для их выполнения, анализ информационных потоков, автоматизация работы.

Автоматизация повторяющихся задач

Автоматизация не только ускоряет обработку повторяющихся задач (ответы на письма, звонки, заполнение таблиц), но и помогает централизовать весь бизнес-процесс в едином поле. Менеджеры могут выставлять задачи рабочим и следить за их выполнением, создавать прозрачную отчетность и, что важно, наблюдать, как действия в цепочке процессов влияют друг на друга. Такой анализ помогает держать перед глазами всю картину бизнеса и вовремя реагировать на негативные изменения.

Инструменты и сервисы для оптимизации и автоматизации


Современные инструменты для автоматизации можно разделить на несколько категорий:


  • управление бизнес-процессами (ведение проектов, бухгалтерия, складской учет);
  • планирование задач и внутреннее общение;
  • работа с кадрами (анализ резюме, онлайн-собеседования);
  • взаимодействие с дистрибьюторами и торговыми агентами;
  • привлечение и работа с клиентами (SEO-анализ, маркетинг, онлайн-консультации);
  • рекламная аналитика.

Разработчики предоставляют сервисы с конкретным функционалом для разных сфер: торговли через интернет-магазины, логистики, рекламы, деловой переписки, чат-ботов и т.д. Для удобства работы крупные сервисы связываются с 1С-приложениями, мессенджерами, почтовыми клиентами, облачными хранилищами.

Приведем примеры сервисов для оптимизации бизнеса:


  • ANTOR TerraMaster — сервис для планирования работы торговых представителей. Автоматически выстраивает маршруты и зоны работы агентов, чтобы они не пересекались; отслеживает частоту и неравномерность посещений клиентов. На базе ANTOR есть сервисы для работы курьеров, мониторинга транспорта и анализа доставок.

  • Sever.Ai — искусственный интеллект для сбора и обработки информации. Умеет прочитывать и воспринимать на слух текст, вести деловую коммуникацию (звонки, SMS, конференции), проводить видео-интервью и онлайн-лекции. Подходит для оптимизации процессов обработки резюме (в 100 раз быстрее человека) и набора новых сотрудников по заданным требованиям.SmartSheet — многофункциональная платформа для координации действий. Включает панели для администрирования и автоматизации задач, интеграции приложений, графического анализа данных и разные формы визуального представления (сетки, диаграммы Ганта, календари).

Оптимизация рабочих процессов позволяет ускорить решение типовых задач, автоматизировать составление отчетности, спланировать ведение проекта и высвободить драгоценные ресурсы.



Деятельностью любых процессов предприятия является получение максимальной прибыли при минимальных затратах. Это первоначальная задача. Поэтому, когда реструктуризация становится неизбежной, топ-менеджмент принимает решение делать оптимизацию по сокращению затрат по наименее доходным направлениям. Такими неприбыльными «придаточными» сферами деятельности организации являются административные подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат, юристы.

 

Что касается сокращения кадров, то большинство предпринимателей и наемных управленцев первоначально снижают затраты за счет обслуживающего персонала. Эти кадровые единицы считаются менее востребованными. Однако не все так просто.


Как показывает практика, проведенные мероприятия не приносят кардинальных изменений. Штат не претерпевает особых изменений, а процессы, необходимые для функционирования любого предприятия, выполнять некому. Администрация часто сокращает персонал интуитивно, не аргументированно, тем самым лишаясь важной вспомогательной, технической отрасли. Таким образом в рабочем коллективе растет градус недовольства. Оставшиеся рабочие несут дополнительную нагрузку, уволенные сотрудники требуют компенсацию. Такие шаткие состояния компании наносят очень сильный удар по ее репутации.


К другим, довольно распространенным административным решениям, относятся:

  • увольнение сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон, с выплатой компенсации;

  • вынуждение сотрудников предпенсионного возраста преждевременно выйти на пенсию;

  • ситуации, когда сотрудников переводят на другую, как правило, менее оплачиваемую ставку, в рамках одного подразделения, без возможности дальнейшего повышения зарплаты.


Очень распространены и, так называемые, кадровые перестановки и слияния подразделений, когда из двух отделов формируется один. При этом руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо пополнять штат рядовых сотрудников.

 

С чего следует начать кадровую оптимизацию на предприятии


Любые кадровые изменения неизбежно наносят вред организации, независимо от того, кто занимается этим вопросом. Решение об увольнении всегда дается нелегко. Менеджер долго выбирает кандидатуры, все это время сотрудники переживают стресс в ожидании «приговора».



Сокращение кадров – дело не из легких, поскольку требует скрупулезности и объективности, но выполнить ее без эмоций невозможно. На долю HR-специалистов выпадает особенно тяжелая задача: сообщить каждому рабочему о том, что он уволен.



Оптимизация требует взвешенности решений. Следует понимать задачу, ставить четкие планы, которые должны принести ожидаемый результат. В самом начале следует определить все возможные риски, чтобы в итоге получить обратный эффект.

Если вам необходимо качественно провести оптимизацию работы персонала, соблюдайте определенный алгоритм действий:

  • определите стратегический план и поэтапные задачи, которые следует выполнять для достижения результата;

  • проанализируйте ход бизнеса фирмы;

  • составьте новое штатное расписание;

  • определите реальные потребности в персонале;

  • составьте четкий план мероприятий по сокращению трудовых ресурсов;

  • выполните все поставленные задачи;

  • утвердите новое штатное расписание.

  

Основные методы оптимизации работы компании:


Метод исключения – ликвидация всех возможных, как внутренних, так и внешних помех, которые препятствуют повышению рентабельности компании.



Метод упрощения – снижение любых сложностей в производственной, образовательной, логистической и сбытовой структурах путем равномерного распределения работы по всем участкам и подразделениям.



Метод стандартизации – внедрение инноваций, современных технологий и программ для продвижения и оптимизации работы на предприятии.



Метод сокращения – требует значительного уменьшения ресурсных, трудовых, финансовых, производственных и запасных затрат.



Метод ускорения – обусловлен необходимостью уменьшения затрат времени с параллельным внедрением рабочего инжиниринга, автоматизации труда.



Метод изменения – выявление и замена самых провальных, тормозящих производство участков на более эффективные, современные и действенные. Устаревшие технологии и материалы подлежат замене на высококачественный продукт, а малоэффективная методика должна замещаться оперативным современным аппаратом.



Метод взаимодействия – рабочий процесс объединения всех подразделений компании для следования единым интересам коллектива и предприятия в целом. Качественное взаимодействие сотрудников компании на всех уровнях способствует более продуктивной работе и улучшению трудовых ресурсов.


Сокращение персонала не должно отразится на качестве производства. Никогда не забывайте об этом. Перед тем как начать оптимизацию, следует подумать о качественных изменениях кадрового потенциала фирмы, над его эффективностью использования и нормировании труда.


Не нужно реструктуризировать отрасль, приносящую высокую прибыль компании. Кроме того, следует проанализировать особенности взаимодействия между «доходными» подразделениями и топ-менеджментом. Если коммуникация устойчива и стабильна – оставить все без изменений. Дополнительные требования и отчеты могут нарушить баланс и негативно отразиться на результатах работы отделов и компании в целом. Качественная кадровая рационализация предусматривает увеличение численности высококвалифицированных специалистов.


Очень сложно добиться позитивных результатов в тех подразделениях компании, где затраты превышают доход.


Если для сотрудника «центрального ядра» уровень затрат выше уровня прибыли, следует дополнительно проанализировать объективность этих показателей. Принимать решение о сокращении кадровой единицы следует на основании интересов предприятия, а именно: чем больше разница столбиков доходов и расходов сотрудника, тем очевиднее становится риск его увольнения.

5 советов по эффективной кадровой оптимизации предприятия

  1. Администрация должна адекватно оценивать роль каждой кадровой единицы компании. Без этого невозможно наладить эффективное управление. Первоначальная задача руководителя – оптимизировать работу сотрудников: правильно распределять обязанности и нагрузку, оценивать способности и возможности каждого подчиненного, способствовать качественному взаимодействию между работниками.

  2. В период кризиса можно избежать сокращений путем временного отстранения наиболее «убыточных» сотрудников. Подходящим вариантом может быть отпуск без сохранения зарплаты.

  3. В нормативных документах компании следует отразить утвержденную систему рационализации. Акцентируйте внимание сотрудников не на сокращение, а именно на качественную оптимизацию работы. Эти меры отлично дисциплинируют и мотивируют персонал.

  4. Без обдуманной корпоративной политики и здоровой коммуникации невозможно реализовать эффективную деятельность предприятия. Взаимоуважение, ценность персонала, мотивация труда – это то, к чему должен стремиться каждый начальник. Скандалы, необоснованная критика и интриги начальника за спиной у подчиненных способны вывести из строя даже самую профессиональную команду.

  5. Аутстаффинг, аутсорсинг, фрилансинг – это эффективные инструменты, к которым можно прибегнуть, когда нужно улучшить работу предприятия. Некоторые задачи компании гораздо легче решить, используя услуги сторонних специалистов, не нанимая штатный персонал.


До внедрения методов кадрового оптимизирования администрация должна принять все возможные меры для улучшения эффективности работы. Никогда не забывайте, что увольнение – последняя мера, к которой следует прибегать только в самом крайнем случае, когда все доступные способы осуществить оптимизацию оказались недейственными.

Заполните форму и свяжитесь с нашими специалистами для подробной консультации.

Укажите свои контакты и бизнес-задачи. Мы подберем наиболее эффективное решение для вашей компании.

3 клика или 1 звонок

Чтобы стать клиентом нашей компании

Оставьте ваши данные и мы перезвоним вам через 15 минут

Технологии и Инновации