Управленческий учет система

Управленческий учет в современном делопроизводстве – объединенные в единую систему, последовательные, регламентированные действия, конечной целью которых, является сбор и анализ данных и показателей о хозяйственно-финансовой и бухгалтерской деятельности компании и филиалов, необходимой для управления текущими бизнес процессами и создания стратегии развития предприятия в заданный период времени.

Обязательный управленческий учет, организуемый в рамках бухгалтерского (финансового) учета, представляет собой сбор, структурирование и последующее изучение данных о хозяйственной деятельности с целью дальнейшего повышения эффективности хозяйствования и разрешения задач, стоящих перед предпринимателями.

Добиться постоянного совершенствования можно только за счет постоянства контроля и оперативного принятия решений, обеспечивающих решение возникающих управленческих задач, устранение выявленных недостатков, сокращения всех категорий издержек.

Система управленческого учета позволяет обеспечить руководителей объективной информацией о текущем состоянии дел в компании и во внешней среде для принятия необходимых управленческих решений и планирования дальнейшей деятельности. Соответственно, управленческому учету требуется регулярность и объективность.

Если бухгалтерскому учету, как и финансовому, для любого хозяйствующего субъекта, присвоен статус обязательные, то управленческая форма носит добровольный характер. Целесообразность его внедрения определяется не законодательными нормативами, а стремлением к увеличению прибыльности бизнеса.

С учетом отсутствия контроля со стороны государства над управленческим учетом, он не имеет четного структурирования и закрепленного функционала. В результате в каждой компании он имеет свои индивидуальные особенности, обусловленные нюансами хозяйствования и накопленным предыдущим опытом. Общая же структура оказывается схожей, что позволяет применять различные инструменты автоматизации решений, направленных на оптимизацию бизнеса.

Реализация управленческого учета ведется на основе установленного корпоративного свода правил и учетной политики. Он требуется фиксации и отражения любых хозяйственных операций для последующего формирования отчетности и разработки управленческих мероприятий повышения результативности деятельности.

При грамотной выстраивании сбора данных происходит формирование набора ценностей и координат, объединенных в одном центре. При достаточном уровне формализации и периодичности обновления такие системы способны успешно функционировать в компаниях в течение многих лет, не теряя своей актуальности.

Определить оптимальное направление дальнейшего развития бизнеса, формируя комплекс планово-предупредительных мер предназначение управленческого учета. В противном случае, опираясь исключительно на результаты предыдущих периодов, компания не сможет поддерживать на рынке необходимый уровень конкурентоспособности.

Что позволяет определить:

размер маржинальной прибыли и ее видовое распределение;
распределение накладных расходов;
динамику показателей рентабельности для каждого из продуктов;
точку безубыточности и рычаг.

Характеристики информации, используемой в системах управленческого учета

Принимая в расчет важность данных, используемых для формирования решений по управлению внутри предприятия, к ним выдвигается ряд требований:

оперативность. Для управления некоторыми бизнес процессами, периодичность переучета и составления финансовых отчетов 1 раз в месяц, формируемых бухгалтерской службой или финансовым отделом, не является достаточной. В определенных случаях, ответственный руководитель предпочтет скорость поступления данных в обмен на их точность (до определенных пределов);

целевая направленность. Сбор информации обусловлен поиском решения на конкретно поставленную задачу;

адресность. Доступ к данным системы регламентируется положением сотрудников организации внутри служебной иерархии;

достаточность (полнота). Данных в управленческом учете должно быть в достаточном количестве для запуска бизнес процессов на предприятии, их регулирования в процессе реализации. Требование может быть удовлетворено количеством (без переизбытка), качеством и уместностью собранной информации. В первую очередь, ее аналитичностью (возможностью использовать ее в экономическом и прогнозном анализе);

доступность в получении;

экономичность в использовании;

гибкость, адаптация к любым изменениям в производственных бизнес процессах. Среди отличительных характеристик рыночной экономики – скорость и вариативность развития. Управленческий учет будет демонстрировать все виды эффективности только в случае постоянного совершенствования, обеспечивающего способность мгновенно реагировать на малейшие изменения в государственной и мировой экономике.

Возможности систем

Грамотно выстроенные системы управленческого учета решают, помимо прочих, следующие задачи:

повышают эффективность деятельности компаний;

оказывают положительное влияние на скорость развития организации;

обеспечивают оперативность занесения информации, своевременный доступ ответственных сотрудников к учетным и аналитическим данным;

повышают конкурентоспособность бизнеса;

задают векторы производственным и бизнес процессам организации;

благодаря управленческому учету проводят оценочный анализ результатов деятельности филиалов.

Виды систем: руководящий и бухгалтерский учет:

Стратегический – предназначен для менеджеров высшего звена организаций, производственных предприятий, других компаний.
Текущий – доступен для служебного пользования руководителям среднего звена, менеджерам, сотрудникам финансовых и бухгалтерских отделов.

Цель создания и внедрения в бизнес систем и программ, осуществляющих управленческий учет

Потребность спецучета продиктована необходимостью сбора фактических данных о состоянии организации, прогнозирования дальнейшей ее деятельности в тех или иных внешних условиях, принятия с учетом полученной информации решений, касающихся дальнейших управленческих шагов в бизнесе.

Пользователи данными систем и программ по управленческому учету

Менеджеры высшего и среднего звена, руководящие филиалами, сотрудники финансовых, бухгалтерских, коммерческих, других отделов.

Информация для собственников и менеджеров высшего звена, отображаемая в управленческом учете:

максимально детализированные отчеты о текущем финансово-производственном состоянии и инвестиционных вложениях компании, с учетом аналогичных данных за прошлые периоды бухгалтерской отчетности;

результаты анализа влияния известных факторов на бизнес процессы компании;

административно значимая информация о контрагентах компании;

прогнозы.

Информация с учетом потребностей для руководства филиалами:

обладающие административной значимостью данные о текущем состоянии подразделения;

прогнозы.

Сотрудникам-специалистам открыты данные в управленческом учете о состоянии предприятия и всех протекающих внутри него производственных процессах. Прогнозы результатов влияния известных факторов на развитие и дальнейшую деятельность организации.

Объекты системы управления

Перечень объектов системы:

расходы компании и ее филиалов;

данные об итогах хозяйственно-производственной деятельности;

данные о внутренней цене;

прогнозы;

отчетность о деятельности организации, в том числе бухгалтерской, предназначенная для внутреннего пользования.

Задачи системы

Главная, решаемая системным средством управленческого учета, задача – своевременное предоставление собственникам бизнеса и высшему менеджменту достаточной информации о текущем состоянии компании, с учетом ее вероятного развития, структурированной в виде отчетов.

Среди данных в учете, в том числе и бухгалтерских, влияющих на принятие управленческих решений, способствующих осуществлению контроля со стороны собственников за управленческой деятельностью высшего и среднего руководящего звена:

информация о продажной цене;

данные о размерах затрат на производство;

информация о рентабельности и конкурентоспособности выпускаемых товаров, о текущем спросе на них.

Возможности учетов для руководства:

сбор данных о всех видах ресурсов на предприятии;

анализ информации о расходах и доходах компании;

расчет фактической себестоимости продукта (работ), проверка на соответствие с принятыми ранее нормами;

итоговый анализ деятельности филиалов;

сбор и анализ данных о финансовой, бухгалтерской деятельности предприятия;

планирование производственно-финансовых процессов предприятия;

создание прогнозов развития компании, с учетом прошлых событий;

формирование управленческих отчетов и данных от бухгалтерских отделов своевременное предоставление для принятия тех или иных значимых решений.

Требования к характеристикам в учете информации к программам, обеспечивающих управленческие цели

Формируемые данные должны соответствовать нижеперечисленным требованиям:

полнота. Здесь – достаточность данных для эффективного управления бизнес процессами в рамках отдельного предприятия, возможность их своевременного обеспечения. При полной комплектации оборудования результаты учетов содержат в себе информацию о манипуляциях со счетами, двойной записи. Осуществляют контроль за учетом расходов, запасов производства, имеющимися инвестициями. Оценивают продуктивность в управлении предприятием;

достоверность. Позволяет при использовании проверенных методов обработки, получать правильные результаты;

релевантность. Данные, сформированные с учетом текущих условий, обладающие рабочими альтернативами, описывающие вероятные последствия реализации каждого варианта;

целостность. В данном случае, наличие единых правил отражения результатов учетов, сопоставимость ее баз данных с бухгалтерским, характеризующим финансовую деятельность учетом и отчетностью;

своевременность. Возможность обеспечения своевременного и беспрепятственного доступа сотрудникам к хранящейся в базе информации, значимой для управления бизнес процессами предприятия;

заданная периодичность. Сбор данных, при учете является важнейшей частью рабочего процесса аналитического отдела. Играет огромную роль в стратегическом, управленческом планировании развития бизнеса. Позволяет получать актуальные сведения о текущих проблемах, правильно оценивать их важность для дальнейшей успешной деятельности предприятия, своевременно, а значит, эффективно решать их. Именно по этой причине, формирование внутренней отчетности и бухгалтерских расчетов должно осуществляться систематически.

С учетом информации, отвечающей вышеперечисленным требованиям, своевременно и с большой точностью выявляются проблемные места в деятельности предприятия, убыточные, а также, малоприбыльные категории продуктов, точки и методы их реализации.

Используется для формирования максимально выгодного, на текущий момент и на будущее: ассортимента продуктов (услуг, работ), цены реализации, коридора скидок, с учетом способа продажи и оплаты.

Позволяет максимально точно определить целесообразность дополнительных вложений и затрат, оценить рентабельность указанных действий при учете, по прошествии определенного времени.

В управленческом учете системный порядок позволяет с высокой степенью вероятности выбрать лучший вариант решения следующих задач: «запустить собственное производство или организовать закупки со стороны», «определить оптимальное количество продукции для извлечения максимальной прибыли при покупке и последующей реализации», «определить подходящее для выполнения заказа оборудование», «осуществить ремонт существующего оборудования или закупить новое» и др.

Принципы управленческого учета

Принцип обособленности предполагает раздельное рассмотрение каждого из субъектов, как предприятия, так и его структурных подразделений.
Принцип непрерывности строится на постоянстве обновления данных, используемых в управленческом учете.
Принцип полноты требует максимально полного информационного освещения деятельности для достижения требуемой рентабельности принимаемых управленческих решений.
Принцип надежности предполагает применение только объективной, соответствующей действительности информации.
Принцип своевременности указывает на ценность получаемых данных только в ограниченный период времени.
Принцип сопоставимости предусматривает использование идентичных показателей для различных периодов с целью возможности их сравнения.
Принцип понятности требует предоставления данных в формате, доступном для понимания управленцами при принятии окончательных управленческих решений.
Принцип периодичности требует наличия установленных периодов поступления информации и формирования отчетности.
Принцип экономичности предполагает превышение экономического эффекта от управленческого учета в сравнении с затратами на его осуществление.

Основные объекты управленческого учета

Вопросы отслеживания и оптимизации затрат являются одной из основополагающих задач, стоящих перед руководством компании. От степени точности, полноты и своевременности предоставления данных зависит качество принимаемых управленческих решений.

Соответственно процесс сбора и движения информации должен выстраиваться таким образом, чтобы исключить любые задержки. Кроме того, данные должны передаваться в формате, допускающем их дальнейший анализ. Наиболее эффективно справиться с подобной задачей способны специализированные программы, обеспечивающие автоматизацию рутинных процессов.

Компания Лидер Тим специализируется на внедрение решений в сфере e-commerce и управленческого учета производственной деятельности в различных отраслях экономики. Специалисты компании подберут оптимальный программный продукт, в наибольшей степени соответствующий индивидуальным потребностям клиента. Автоматизация – это путь к повышению продуктивности бизнеса и сокращению затрат.

Бюджетирование

Одним из элементов управленческого учета, распространяемых на все сферы деятельности, выступает бюджетирование. Оно призвано обеспечить системность планирования расходов и доходов, конкретизировать значения трат и получаемой выручки в разрезе структурных подразделений и видов деятельности.

В основе управленческой деятельности лежит формирование центров ответственности, распределение функциональных обязанностей, максимальная детализация деятельности и создание планов для каждого вида деятельности.

Подобный подход позволяет:

добиваться поставленных управленческих целей;
структурировать и оптимизировать затраты;
максимально рационализировать имеющиеся ресурсы;
оптимизировать распределение существующих финансовых средств;
добиться улучшения результатов хозяйствования.

Основной целью бюджетирования является выявление финансовых средств, доступных для использования с целью развития бизнеса и его оптимизации. Любая информация, доступная для анализа, должна оперативно поступать к руководителям всех уровней. От нее требуется обоснованность и важность, а разрабатываемые на основе полученных данных управленческие мероприятия должны способствовать корпоративному развитию во всех плоскостях.

Виды систем отчетности в управленческом учете

Основной целью любого управленческого учета является планирование дальнейшей деятельности компании и ликвидация любых проявлений неопределенности. В таких условиях автоматизация выступает набором взаимосвязанных показателей, обладающих разнообразными характеристиками. Потребность в них объясняется необходимостью принятия объективных управленческих решений.

Основными видами отчетности выступают:

баланс, обеспечивающий наглядность соотношения между доходной и расходной частями;
отчет о движении денежных средств, отображающий направление трат с указанием конкретных сумм;
отчет о прибыли и убытках, отражающий результативность деятельности, степень прибыльности/убыточности каждого из направлений функционирования.

Формирование управленческого учета

Будучи подсистемой бухгалтерии, управленческий учет предусматривает самостоятельность ведения на основе норм и стандартов, установленных в самой компании.

Для корректности ведения весь объем информации целесообразно структурировать по трем категориям:

текущее положение, изменения, результаты;
показатели функционирования;
степень исполнения бюджета.

В большинстве случаев на предприятиях, внедряющих и пользующихся учетом, одновременно используются различные формы отчетности, позволяющие получить максимум полезной информации.

Для однозначного толкования представляемых данных требуется их всестороннее рассмотрение с использованием различных классификаторов. Их число и направленность устанавливается индивидуально с учетом особенностей конкретной компании, направлений ее деятельности и объемов производства.

Этапы внедрения управленческого учета на предприятии

В рамках перехода к системе управленческого контроля в компании требуется проведение следующих действий:

формирование и согласование технического задания;
определение корпоративной стратегии, установление целей и векторов развития;
анализ текущего положения компании;
формирование информационной базы для внедрения новшеств;
подготовка финансовых ресурсов, определение центров ответственности;
разработка планов по управлению затратами, создание классификаторов;
разработка системы отслеживания и контроля осуществляемых мероприятий;
формирование проекта структуры бюджетирования;
внедрение административного контроля;
автоматизация в управлении основной части рутинных процессов.

Основные правила достижения высокоэффективности внедрения

Процессы автоматизации требуют системности, при этом для достижения необходимых результатов по оптимизации деятельности следует придерживаться следующих советов:

отчетность должна содержать только важную информацию и в форме, доступной для восприятия;
оценка любых элементов осуществляется исключительно с учетом существующих финансовых методик;
приступать к внедрению необходимо только по завершению детального анализа и диагностики;
в процессе формирования должно участвовать максимальное число сотрудников, так как всем им предстоит работать с новой системой;
требуется четкость последовательности реализуемых бизнес-процессов для исключения дублирования функционала;
поставленные цели и разработанные мероприятия должны совершенствоваться и обновляться с учетом изменений внешних условий.

Как реализовать на практике

В первую очередь требуется системность и последовательность действий в учете. Внедрение осуществляется на основе существующей финансовой стратегии, выступающей базой для аналитической работы.

Далее проводится изучение всех существующих факторов воздействия, формируются прогнозы предстоящих изменений и достигнутых из-за этого результатов. Определяется перечень лиц, ответственных за внедрение изменений.

Разрабатывается эскиз по учету будущей структуры в целом по компании и отдельно по каждому из структурных подразделений. Проводится обработка данных. Только при выполнении всех указанных действий возможно эффективное внедрение автоматизации процессов.

Методология

Среди базовых задач управленческого учета разнесение затрат по конкретным объектам. Для введения характерна следующая методология:

по процессам в соответствии с группами выпускаемой продукции;
попередельно при подготовке массового производства;
позаказно с учетом нетиповых спецификаций;
нормативно с созданием планов по учету затрат и контролем расходования средств;
по видам деятельности для компаний, имеющих многовекторный характер деятельности.

Для инструментария, предусматривается классификационное деление в соответствии с используемыми методологическими подходами.

С учетом объема обрабатываемых данных управленческий учет может быть:

Систематизированный

Предусматривает регулярность осуществляемой деятельности, постоянное измерение параметров, их оценку, контроль и управление над всеми категориями затрат. Последние группируются по статьям, источникам и так далее. Формируются программы внутренней отчетности с четкой регламентацией порядка, объемов и сроков предоставления данных, призванной удовлетворять потребности корпоративных пользователей в данных для анализа текущей ситуации.

Дифференцированный

Содержание управленческого учета осуществляется выборочно с учетом конкретного набора поставленных задач.

Классификация по целям и задачам, предусматривает разделение на:

Стратегический

Направлен на установление перспектив предприятия в будущем и информационное обеспечение топ-менеджмента.

Оперативный

Ориентирован на достижение целей краткосрочного характера.

Производственный

Ориентирован на информацию, раскрывающую структуру себестоимости товаров, размер прибыли, стоимость запасов.

- По используемым методологиям внедрения управленческого учета выделяют:

Интегрированные. Предусматривают наличие взаимной связи с финансовой подсистемой и привязку плана счетов.
Автономные. Предусматривают обособление управленческого учета и самостоятельное функционирование плана счетов. Процесс строится исключительно с учетом потребностей, возникающих в ходе деятельности.

По видовому охвату деятельности возможно разделение на две категории:

Полные. Предусматривают распространение управленческого учета, как на компанию в целом, та и всего ее структурные подразделения.
Достаточные. Предусматривают ограниченность используемых показателей и применение в отношении одного или нескольких элементов.

По степени оперативности возможно разделение управленческого учета на:

Фактических данных

Применяется методика отнесения к затратам фактически израсходованных ресурсов, фактической себестоимости и результатов реализации.

Нормативных данных

Предполагает выработку нормативных значений затрат и их учитывание через выявление отклонений от установленной нормы.

- По полноте трат возможно разделение на две категории:

Полных затрат

Предусматривает расчет себестоимости по всему объему фактических трат.

Маржинальных

Предполагает определение сокращенной себестоимости.

Выбор конкретного способа внедрения управленческого учета является прерогативой предприятия, опирающегося на особенности своей хозяйственной деятельности.