Внеплановая инвентаризация

Внеплановая проверка имущества или инвентаризация – что это такое, когда, и при каких условиях её проводят?

Как ясно из названия, проведение этой проверки не вносится в график заранее, а проводится она спонтанно, при стечении определённых обстоятельств. Сама по себе инвентаризация, это один из главных процессов, позволяющих людям контролировать ситуацию на складах, производствах или заведениях. С её помощью можно выявить недостачу, хищения, продукты с истёкшим сроком годности, удостоверится в том, что всё в норме или наоборот обнаружить избыток.

Инвентаризация – это

Мероприятие, в ходе которого проверяется численность и фактическое состояние имущества предприятия, сверяемое с документацией, содержащийся в бухгалтерском отделе, осуществляемое для контроля деятельности и имущества организации.

Помимо внеплановой существует и плановая. Её проводят каждый год минимум три раза, а в некоторых случаях чаще, информация об их проведении известна заранее, так как вносится в график.

Есть два способа проведения мероприятий по переучёту, натуральный и документальный. При натуральной проверке комиссия ищет объект, проверяют его состояние и, если есть необходимость, производят замеры, например, взвешивают, а после сверяют с предоставленными бухгалтерским отделом бумагами. В процессе проведения документальной, проверяется наличие всех документов по объектам собственности.

Ситуации, которые являются поводом для проведения внеплановой инвентаризации

Данная проверка всегда осуществляется неожиданно, и запланировать её не удастся, но всегда есть острая необходимость в проведении. Подготовка к ней не делается, так как проще выявить несоответствия.

Основные причины для её проведения:

Произошла замена лица, нёсшего материальную ответственность;
Есть вероятность того, что со склада происходят хищения;
Необходимость срочно составить годовую отчётность;
Произошло глобальное изменение в ценности вещевого имущества по не зависящим от организации причинам;
Предприятие пострадало от наводнения, пожара, другого чрезвычайного происшествия.

Глава компании имеет право начать незапланированную проверку по своему желанию, закон его никак не ограничивает.

Почему необходимо проводить ВИ:

Внеплановая проверка даёт узнать фактическое состояние товарно-материальных ценностей и основных средств компании;
Проверить подлинность данных, указанных в бумагах;
Проанализировать баланс средств и составить бюджет;
Отыскать материальные ценности, которые по какой-либо причине не были учтены во время прошлых проверок, и внести данные о них;
Понять причины возникновения недостач и появления товаров под списание и устранить;
Проконтролировать, качественно ли соблюдаются условия хранения объектов.

Незапланированная инвентаризация идет по всему предприятию или только в выбранных отделах, это решение принимает руководитель компании. Полную проверку проводят, когда есть подозрения о хищениях или часть имущества утрачена в момент чрезвычайной ситуации.

Плановая инвентаризация отличается от внеплановой

Самое значительное отличие состоит в моментах, в которые проводятся проверка. Для запланированной ревизии срок назначают в начале рабочего года, и её выполнение обязательно начать и закончить в срок. Подготовка к этой инвентаризации начинается задолго до её старта, сотрудники начинают собирать объекты, распределять их по полкам, подсчитывать и фиксировать данные. Казалось бы, это прекрасная возможность постоянно поддерживать порядок, но с другой стороны, если в организации работает человек занимающийся хищениями, то скрыть результат своей деятельность ему будет проще, как раз за счёт того, что подготовка к инвентаризации начинается заранее.

Внеплановые ревизии происходят внезапно, о её начале заранее не известно, и к ней нельзя подготовится. Такой пересчёт делают для того, чтобы обнаружить невнесённые в документацию излишки объектов, подловить обманывающего сотрудника.

О проверке нельзя узнать из учётной политики предприятия или ведомостей о контрольно-ревизионных работах, так как информация о ней заранее не вносится.

Начать процесс также могут, если работник аудиторского агентства или приглашённый ревизор укажет на значительную недостачу или другое несоответствие в балансе основных средств, счетах, количестве объектов и т.д. Инвентаризация делается и вследствие нарушения определённых законов Российской Федерации.

Начало проведения ВН

Пред началом проведения обязательно составляется приказ, если не соблюсти данный пункт ревизия будет считаться неправомерной. Документ составляют по специальной форме, и вносят в книгу контроля. Обычно приказ составляется по определённой форме, так удобнее, но свободная форма также не запрещена.

Комиссия, которая будет осуществлять инвентаризацию, может быть собрана как из людей трудящихся в организации, так и из приглашённых специалистов. В комиссию обязательно выбирается председатель, который будет нести ответственность за сохранность документов, осуществление работ в срок и с соблюдением составленного плана. Подпись, которая будет стоять на расходных бумагах с расчётами, также ставит председатель. На бумагах будет зафиксирована информация о ходе проведения переучёта.

Отличительные признаки

Перед стартом сотрудники, несущие материальную ответственность, персонал отделов, задействованных в мероприятиях по переучёту имущества подготовят расписки. Расписки будут содержать информацию о готовности всех отчётов, требуемых для проведения внеплановой инвентаризации. После чего издаётся приказ, в котором содержится информация о том: кто войдёт в состав комиссии; в какие сроки будет проведён переучёт.

Приказ вносится в книгу контроля, и сразу после этого становится основным документом инвентаризации.

Помимо главы компании сказать о необходимости переучёта могут: Работники уполномоченных органов; Суд; Вышестоящее руководство если речь идёт о корпорации.

Комиссия, проводящая инвентаризацию, составляется из

Члены комиссии могут быть и сотрудниками самой организации, и нанятыми специалистами из аудиторских компаний, оба варианта подходят под требования к составу комиссии.

В случае, когда нет факторов, которые намекали бы на то, что происходят хищения или другие неправомерные действия, руководители компаний стараются назначить в комиссию персонал административного и бухгалтерского отделов, так как это в несколько раз ускоряет мероприятия по переучёту. Также можно допускать к проверке лица, несущие материальную ответственность, но это смотря по ситуации, иногда допуск ограничивается.

Глава предприятия лично утверждает лица входящие в состав. Прежде чем начать, необходимо провести собрание, на котором будут присутствовать все члены составленной комиссии.

Срок, в который проводится ВИ

До начала мероприятий персонал бухгалтерского отдела подготавливает и подписывает массу необходимых документов.

О дате начала и окончания сотрудников организации предупреждают за двое суток до старта. А длительность переучёта зависит от размеров компании и количества проверяемых объектов, обычно проверка занимает от одного до двадцати дней. Пока идёт проверка большая часть рабочих процессов проводимых в цехах и на складах приостанавливается. Восстановление работ происходит только после того, как будут заполнены сличительные ведомости. Делается это, чтобы если будет обнаружена ошибка, была возможность её устранить.

Где проходит переучёт

Место проведения зависит от вида проверки. Документальную выполняют, находясь в кабинетах бухгалтерского отдела. Натуральную проводят сначала на месте фактического нахождения объектов, а после того, как пересчёт закончен, происходит сравнение с прошлыми данными, обычно для этого используют программу.

Для проверки необходимо устанавливать верное программное обеспечение, которое позволит провести синхронизацию склада и бухгалтерию. В этом случае уменьшается риск ошибиться, но при этом не исключается полностью, так как следует помнить о человеческом факторе и возможности сбоя программы или неисправности техники.

Приказ о начале проведения мероприятий по переучёту в обязательном порядке содержит в себе следующие пункты:

Название предприятия, в котором протекают процессы инвентаризации;
Дата составления документа и её номер;
Наименование объектов подлежащих ревизии;
ФИО и должности всех лиц, осуществляющих инвентаризацию;
Точный срок начала и окончание всех процессов;
Причина необходимости её проведения;

Как оформляется итоговая документация

Все процессы сопровождаются заполнением ведомостей, принятые решения записывают в акты, которые визируются в обязательном порядке председателем МОЛ. Каждый документ дублируется как минимум один раз. Один экземпляр получает поверенный, а второй подшивается к плану.

Заполнение описей крайне важное занятие, требующее предельной осторожности, её необходимо заполнять только шариковой ручкой, без ошибок, помарок и исправлений. Если избежать ошибок не удалось необходимо аккуратно исправить, и заверить руководителем. Также следует избегать незаполненных строк.

Что можно и чего нельзя при проведении незапланированной инвентаризации

Начинать переучёт можно только при условии присутствия на месте проверки лиц, несущих материальную ответственность, они должны будут завизировать бумаги.

Процессы по порядку:

Персоналу компании сообщают о проверке, составляется приказ;
Подготавливаются необходимые бумаги, комиссия начинает свою работу;
Завершение работ

Как только все сотрудники выполнили возложенные на них обязанности, а бумаги были заполнены, происходит анализ:

Совпадают ли данные прошлой проверки с нынешней;
Нет ли не состыковок в информации, указанной на упаковке и реальными объектами.

Неважно каким будет итог, он в любом случае должен быть занесён в отчёт и предоставлен на хранение в бухгалтерский отдел. У членов комиссии почти нет возможности влиять на то, какие данные будут внесены в отчёт. В их полномочия входит лишь документальное подтверждение наличия или отсутствия проверяемых средств.