Инвентаризация склада порядок и правила проведения

Товары, находящиеся на складе, периодически подлежат инвентаризации – данная процедура проводится для подтверждения данных о наличии и фактическом состоянии объектов, имеющих материальную ценность. Инвентаризации на складе крайне важна, так как её проведение позволяет выявлять излишки или недостачи, если таковые имеются.

В какой период обязательно прохождение инвентаризаций

Проверка может быть двух видов: плановая и внеплановая. Плановую проверку проводят по графику, который составляется и утверждается задолго до инвентаризации. Внеплановую проверку назначают и проводят уполномоченные органы, если на то есть основания.

В статье Федерального Закона № 492 перечислены ситуации, которые являются основанием для начала внеплановых инвентаризаций на складе:

В компании сменяются руководители или она вовсе продаётся другому лицу;
Проводится увольнение более чем половины сотрудников;
Компанию переводят в другую форму собственности;
Было выявлено хищение или установлен факт порчи собственности;
Уничтожение или повреждение запасов по причине произошедшей чрезвычайной ситуации.

К чрезвычайным относятся ситуации, связанные с непредвиденными обстоятельствами природного характера, нанёсшими урон компании, обычно это пожары, землетрясения, ураганы и т.д. Далее обсудим, как проходит переучёт имущества на складе, и какими документами сопровождается процесс.

Даты, в которые идет прохождение инвентаризаций

Основная проверка складов, затрагивающая всё имущество, обязательно проводится один раз в год минимум, но если возникнет необходимость, то можно провести не одну ревизию. Обычно проверка проводится в период между первым октября и тридцать первым декабря. Ревизия должна быть окончена до того, как начнёт формироваться годовой отчёт. В случае, если итоговый отчёт будет составлен без учёта инвентаризации, главный бухгалтер и руководитель компании могут быть оштрафованы.

Кто принимает участие в процессе переучёта имущества

Процесс начинается по решению главы организации, а основной целью является получение точных данных о фактическом состоянии объектов. Полученные данные сравниваются с данными прошлых проверок и таким образом можно заметить убытки, возникающие по причинам, не связанным с людьми, это истёкшие сроки годности, арифметические ошибки, внесённые в ранее составленные документы и т.д.

Если в ходе ревизии обнаруживается факт кражи, к работе приступают сотрудники сторонних служб. Обычно это аудиторы, сотрудники полиции и налоговой. Все перечисленные люди входят в состав комиссии.

Из кого составляют комиссию

Начинать и проводить ревизию можно только в присутствии сотрудника, несущего ответственность за хранения проверяемых объектов, но в состав комиссии этот человек не выходит. Все члены комиссии утверждаются главой компании, на небольшом предприятии комиссия составляется из трёх человек, в более крупных организациях число членов комиссии должно составлять не менее шести лиц.

Наиболее эффективной будет комиссия, состоящая из следующих лиц:

Главный бухгалтер или его заместитель;
Глава компании или его заместитель;
Глава подразделения;
Специалист из отдела логистики;
Сотрудник из службы охраны.

Глава компании самостоятельно утверждает сотрудников, которые войдут в состав комиссии. Целью проведения инвентаризации является максимально эффективный и точный подсчёт. На место выполнения подсчёта обязательно должны быть привезены специальные инструменты с помощью, которых и будет осуществляться подсчёт. В случае, если ревизия будет проведена в присутствии меньшего количества людей чем было утверждено, результаты комиссии будут считаться недействительными.

Какие виды инвентаризации существуют

Полная. Проводится для получения достоверных данных о наличии и состоянии имущества на момент инвентаризаций. Также арендованные компанией вещи подлежат проверке.

Частичная — это проверка и подсчёт, какой-либо части объектов. Если при проведении инвентаризации выявляется недостача, масштаб работ расширяется.

Выборная проверка – при таком виде инвентаризаций затрагиваются только определённый вид объектов или материальных ценностей. Список объектов, которые подлежат проверку определяется главой компании.

Работы, проводимые перед инвентаризацией

Перед началом проведения инвентаризации в помещениях, в которых будет проходить основные мероприятия, наводятся порядок. После, необходимо подготовить документы, связанные со всеми финансовыми операциями, они требуются для того, чтобы комиссия смогла нормально функционировать.

Комиссия обязательно должна получить бумаги, составленные по итогам прошлой проверки, в этих бумагах проставляется специальная пометка «До инвентаризации». Эти документы помогают не только ускорить процесс проверки, проводимой в настоящий момент, но и позволяют быстро обнаружить расхождения в данных.

Лицо, несущее материальную ответственность, передаёт членам комиссии документы, которые необходимо подписать. К каждой описи прилагается документ с информацией о списанных товарах. Все списания должны быть заверены.

В каком порядке проходит процесс инвентаризации

По регламенту проведения инвентаризации первым делом подготавливают сличительные ведомости.

Информация в нее будет вносится на протяжении всего времени осуществления ревизии. По правилам данные заносятся в единый реестр. А по завершению всех процессов на основе его данных формируется заключение.

Те объекты, что помещены на хранение в склад на время, вносятся в отдельную ведомость. Любые несовпадения данных фиксируются, особое внимание уделяется отсутствию объектов. Несущее материальную ответственность лицо обязано присутствовать при оформлении расхождения данных. Если ситуация неоднозначна, проверка данных проводится повторно.

Процесс исполнения инвентаризации продуктового склада поэтапно

Оформление приказа о начале проверки.

Составление приказа можно считать началом процесса переучёта. Составить приказ можно в свободной форме, а можно воспользоваться бланком (ИНВ-22). Основной информацией, которая должна быть внесена в документ являются сроки проведения, имена членов комиссии и перечень проверяемых объектов.

После того как документы готовы и приказ вышел начинается основной процесс.

Инвентаризация складских помещений — это процесс, в ходе которого выявляется фактическое состояние и наличие объектов на складах. В составляемые описи вносятся данные о виде, сорте, номере объекта, а также другие его характеристики. Внести данные в опись можно только после пересчёта, примерные данные или подсказанные кем-либо считаются не действительными. Обязательно проходят проверку:

Переданные объекты, по которым не было проведено оплаты;
Объекты, имеющие материальную ценность, переданные на хранение в другую компанию;
Номера и наименования объектов доставляемых;
Комиссия также исследуют тару, внимание обращается на вид, состояние и цель использования. Если возникает необходимость в получении новой тары, в момент осуществления проверки, новую тару получают в присутствии комиссии, а после вносят данные о её получении в специальные бланки.

Правила проверки могут быть нарушены, в таком случае отпускать товар можно будет только после разрешения главы. Отпущенные вещи вносятся в отдельную ведомость, а выдают их в присутствии членов комиссии. У лица, несущего материальную ответственность, в распоряжении может находится не один склад, в таком случае процедура проводится постепенно. Кода проверка заканчивается дверь помещения пломбируется, и комиссия перемещается на следующее место проведения инвентаризации.

После того как все объекты посчитаны, необходимо оформить результаты.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации складских помещений

Основные документы:

Опись (ИНВ-3);
Бумаги о проверке объектов, которые были отгружены (ИНВ-4);
Сличительная ведомость (ИНВ-19).

Также составляются документы, которые должны подтвердить выявленную недостачу. Если виноватого в получившейся недостаче не обнаружили используют следующие документы:

ДТ2 КТ1;
ДТ94 КТ1;
ДТ91/2 КТ64.

Есть определённый предел недостач, выявление которых относят к издержкам производства. В случаях, когда недостача больше этой нормы, необходимо назначить специальное расследование, целью которого является выявление лиц виновных в несовпадении. Если виновное лицо было найдено, информация фиксируется с помощью:

ДТ73 КТ94;
ДТ50 КТ73.

Если были выявлены излишки их вносят в ДТ1 КТ91. Часто возникают проблемы с тем, как правильно оформлять бумаги с итогами проверки.

Окончание инвентаризации

Когда вся итоговая документация будет готова, начнётся формирование протокола о работе комиссии, а также начнётся анализ расхождений в финансовом эквиваленте. Это делается для того, чтобы выявить присутствуют ли на производстве убытки или экономия. Недостачи могут появляется по многим причинам в основном это: нарушение технологий хранения и транспортировки и хищения. Избыток на предприятии может появится из-за невнимательности, недобросовестности работы или из-за мошеннических действий, проводимых с документами или учётными программами.

Человек, который был виновен в появлении избытков или недостатков на предприятии, облагается материальной ответственностью. Он обязан компенсировать убыток компании возместив требуемую сумму из своей заработной платы. Глава компании имеет право понизить виновного человека в должности, а если общая сумма хищений будет особо крупного размера, то имеет право вовсе уволить из организации, также работать может подать на своего сотрудника заявление в правоохранительные органы.

Как фактические данные сверяются с учётными

Сверять фактические данные товаром можно вручную, с помощью механического взвешивания, а также можно воспользоваться специальным терминалом, который позволяет сканировать штрихкоды и быстро вносить данные в базу.

Выполнять подсчёт вручную максимально выгодно, когда речь идёт о проведении инвентаризации на небольшом объёме работ. А если требуется значительно сократить время, затрачиваемое на прохождение инвентаризаций, больше подходит автоматизированный метод подсчёта.

Чего нельзя делать совместно с инвентаризацией имущества

В момент мероприятий по пересчёту объектов ни в коем случае нельзя смешивать объекты разных категорий и переносить определённые позиции на хранение на другие склады. Также запрещено отпускать запасы и расходуемые материалы, единственное исключение, это ситуация, когда необходимость выдать объект подтверждается руководителем в письменной форме.

Никто не может посещать территорию, на которой идут процессы инвентаризаций без сопровождения членов комиссии, даже если проверка проводится долгое время. Когда рабочий день оканчивается, вход на склад запечатывается, а на пломбе указывается точное время запечатывания.

Масштабную ревизию обязательно проводят перед составлением годового отчёта.

Итоги ревизии обязательно фиксируются, после чего составляется протокол, который позже подписывается главой компании, также на него в обязательном порядке ставится печать компании.

Проведение инвентаризации продовольственного склада является единственным способом подтвердить наличие и целостность объектов, имеющих материальную ценность.

Как можно автоматизировать процесс

Если применить автоматизацию, можно будет избавится от сверки номеров вручную, уже существует специальный механизм способный собирать и сверять номера. Обычно для этого применяют мобильные считыватели. Остатки пересчитывают с помощью терминала сбора данных. Можно выделить следующие преимущества автоматизации:

Время на проведение работ сокращается не меньше чем в два раза;
Исключается риск ошибок, связанных с человеческим фактором;
Сокращается сумма, выплачиваемая персоналу;
Нет необходимости останавливать работу складов;
Автоматизация окупает все траты в течении пары лет;

Снижается риск получения недостоверных или искажённых данных.

Как внедрить автоматизацию, поэтапно:

Для начала необходимо сформировать базу данных, в которую будут включены данные всех объектов, хранящихся на складе.
Следует промаркировать все объекты, находящиеся на хранении специальными штрих кодами;
Далее специальный сканер будет считывать данные с помощью нанесённых штрих-кодов. После чего все данные будут внесены и сохранены.
После фиксируются совпадения сведений из составленной ранее базы и данных сканера.
Последним этапом, данные заносятся в электронную систему, и помогают при последующих работах.

Если обнаружится недостача, терминал самостоятельно сообщит об этом.

Классификация складов

Если пользоваться классификацией логистики, то склады можно разделить на четыре группы. Каждой группе присвоена своя буква А,В,С,D. Используют также две подгруппы А+ и В+, которые отличаются от остальных только размерами.

Мероприятия инвентаризаций можно осуществить двумя способами или вручную, или с помощью специальных машин.

Если делать просчёт вручную, расходов будет мало, а вот сил и времени идёт чрезвычайно много. К тому же высок риск ошибок, связанных с человеческим фактором, проблемы могут возникнуть как из-за специально допущенных неточностей, так и по вине простой невнимательности работников.

Если воспользоваться автоматизированным методом выполнения мероприятий по переучёту, можно значительно ускорить процесс, сэкономить силы персонала и избежать множества ошибок и не точностей, получив на выходе более достоверные данные, однако, это может стоить дороже.

Наиболее часто ручную проверку применяют на складах классов С и D, так как они обладают сравнительно небольшими размерами. Материальных ценностей там не очень много и масштаб работ не слишком велик.

Тогда как на крупных складах категории А и В обычно используется автоматизированная проверка по той причине, что масштаб работы может быть действительно огромным.