Инвентаризация основных средств

Проверка основных средств делается для того, чтобы проверить:

• Сколько предметов ОС есть по факту.
• В каком состоянии находятся объекты, возможна ли их эксплуатация.

Организация обязана проверять не только предметы принадлежащие непосредственно ей, но и взятые на сохранение. Проводить инвентаризацию основных средств следует в месте, где находятся средства, под надзором человека, несущего за них ответственность. Это может быть руководитель или любой другой человек на которого возлагается материальная ответственность.

Существуют ли какие-либо временные границы инвентаризации

О С должны быть проверены как минимум один раз в течение трёх лет, библиотечные фонды инвентаризацию основных средств могут проходить чуть реже, один раз за пять лет.

Более конкретное время проведения инвентаризации предприятие определяет для себя само. Обычно это происходит пред сдачей годовой отчётности. Есть правда установленные законом случаи, когда организация проводит инвентаризацию не по своему желанию, а потому что обязана. Такие случаи приведены ниже:

• Инвентарь будет передан в аренду
• Проводится полная реорганизация
• Объект будет продан
• Производится смена руководства организации или несущих материальную ответственность лиц
• Было выявлено нарушение условии хранения, кража, порча
• Перед написанием годового бухгалтерского отчета
• Расформирование компании
• ЧС

Какие правила следует соблюдать, когда происходит проверка основных средств

Главной целью инвентаризации имущества является определение реального наличия и состояния, в котором находится инвентарь, для того чтобы в дальнейшем занести корректные данные в бухгалтерский отчёт. Это чётко прописано в правилах проведения.

Если объект не был учтён, были приведены ошибочные данные или их просто нет, необходимо исправить и внести в опись инвентаризации достоверные данные включая технические показатели. Например, по зданиям требуется указать использовавшиеся при строительстве материалы, его габариты и назначение.

В случае обнаружения устройства, которое не было учтено при инвентаризации производят его рыночная оценка. Проверяется износ ранее неучтённых предметов. Существует специальный акт для постановки подобных объектов на учёт.

Если производится глобальное переоборудование, приводящее к изменению способа эксплуатации оборудования, в документах инвентаризации появляется соответствующая запись.

Бывает, что имущество было подвергнуто серьёзным изменениям, например, к постройке могли достроить этаж. В таком случае проверяется, есть ли в описании инвентаризации информация о данном изменении, если её нет, необходимо дополнить сведенья и перепроверить стоимость, сверяясь с первичной документацией.

Также существует порядок, по которому транспорт и техническое оборудование вносятся с указанием всех имеющихся технических характеристик. Иногда можно занести в документы несколько инструментов объединив их в одну группу. Так можно поступить с однотипными предметами, стоимость и технические характеристики которых идентичны. При такой форме их указания, в опись инвентаризации они будут внесены одной строкой с указанием фактического количества имеющихся экземпляров.

Если в момент мониторинга предмет должен отсутствовать на своём обычном месте по причине надобности в его эксплантации, то внесение его в опись инвентаризации должно произойти до момента его отбытия с места хранения. Предметы, прибывающие в ремонте, проверяют с учётом их изменений. По этой причине можно провести инвентаризацию прямо в ремонте и сразу внести в список все имеющиеся изменения.

Может быть составлен отдельный инвентарный список если:

• Инвентарь совершенно не пригоден к использованию (произошла серьёзная поломка, срок эксплантации подошёл к концу).
• Инвентарь арендован или был отдан в целях сохранения его целостности.

Порядок проведения инвентаризации

В каком распорядке будет осуществление инвентаризаций, решает руководитель предприятия, сверяясь с действующим законодательством.

Можно выделить три периода инвентаризации:

На предприятии организуется специальная комиссия по проведению инвентаризационных мероприятий, которая состоит из людей, принятых в неё на основании приказа, утверждаемого руководителем.

В нее входят работники бухгалтерии, специалисты по основным средствам, а также начальник организации. Проверка может проводиться только при наличии всех ее членов, если явка на процедуру составляет менее ста процентов проведение инвентаризации невозможно.

Организация обязана вносить в журнал все проводимые в ней проверки имущества.

Перед тем как начать инвентаризацию всех представителей комиссии должны ознакомить с актуальной документацией учреждения по ОС. В документы вносится информация о том, что комиссия ознакомилась с предоставленными бумагами до начала инвентаризации.

Проводятся проверки не только документов, предоставленных бухгалтерией:

• Также требуют подтверждения документации, свидетельствующей о праве собственности организации на помещения.
• Технические паспорта
• Аналитические документы
• Бумаги, подтверждающее право собственности, на природные ресурсы.

На втором этапе члены комиссии инвентаризации вносят в документы названия предметов и способ их применения. Присваивается и вносится номер для ведения аналитического учета, способ использования, а также ключевые качества инвентаря.

Техническое оборудование обязано иметь заводской номер, указанный в техническом паспорте, а также дату изготовления и функции, выполняемые устройством.

Предметы похожего назначения, поступившие в компанию в один период, заносятся в групповую инвентарную карточку, отмечаются по названиям и количеству.

О.С, которые во время инвентаризации находятся вне организации, например, корабль или поезд находятся в рейсе, проверяются заранее, до рейсов.

Этап третий – выявление несостыковок среди полученных данных, внесённых в документацию, и тем, что имеется на самом деле.
В случае выявления расхождений создаётся два экземпляра ведомости. Первый составляют и отправляют в бухгалтерский отдел, а второй предназначен для людей, несущих материальную ответственность. После ознакомления с ведомостью комиссия должна получить письменное разъяснение о том, что стало причиной произошедшего расхождения.

Нюансы письменного оформления переписи предметов основных средств

Ведомость заполняется с применением специальной формы, в тех случаях, когда предмет во время проведения инвентаризаций прибывал в ремонтной мастерской. В таком случае в список также вносятся сведенья о проделанном ремонте, его стоимости и модернизациях, полученных объектом (если таковые были введены)

Для предметов, не являющихся собственностью фирмы, а находящихся на её территории по причине передачи объекта в аренду или оставлении его на хранение, составляется отдельная документация с прикреплением к ней сведений о добровольной передаче и принятии имущества.

Отдельно надлежит описывать то имущество, что стало не пригодным для введения его в эксплантацию по причине поломки или же износа механизма. Лица, входящие в комиссию, в такой описи обязаны указать сроки ввода и вывода, а также причину, по которой устройство перестало находиться в эксплантации.

Бывает, что имущество меняет цель своего назначения в ходе ремонта, в этом случае в опись также вводятся сведенья о новом предназначении объекта. Также вносятся изменения в бухгалтерский отчет, если изменилась стоимость имущества.

В характеристике объекта также может возникнуть ошибка, это не критично. Комиссия обязательно найдёт эту ошибку и устранит её с помощью ИНВ-1.

Неучтенное О.С, найденное при проведении переписи имущества, чиновники требуют равнять к внереализационной прибыли, и в последствии высчитывать износ в согласовании рыночной и фактической амортизации. Информация о цене обязана быть доказана документально или помощью экспертизы.

Почему сличительная ведомость необходима

По окончании инвентаризаций целостности имущества, члены комиссии сравнивают показатели, предоставленные бухгалтерским отделом, и имущественные ведомости.

Если данные разнятся заводиться ещё одна ведомость, в которую вносятся все не состыковки из ранее приведённых документов.

Всё незарегистрированное имущество ставится комиссией на бухгалтерский учет, а по неправильно отраженному имуществу вносятся нужные корректирующие записи.

Ранее неучтённые объекты в ходе проведения инвентаризации оцениваются экспертами, и в документы вносится их приблизительная рыночная стоимость. Его качественное состояние, а следовательно, и стоимость определяется с учётом того насколько он подержан. Оформление этих данных инвентаризаций происходит с помощью внутренних актов предприятия.

Если, проводя инвентаризацию, стало понятно, что был сломан, либо сильно изменён предмет, неучтённый ранее бухгалтерским отделом, в отчёт заносятся сведенья о повышении или наоборот уменьшении балансовой стоимости.

Основное имущество, которое в ходе прохождения изменений получило новые технические характеристики, описывается в сличительных бумагах с учётом нововведений.

Индивидуальная сличительная документация ведётся для предметов, если те были сломаны, а также тех вещей, что не принадлежат фирме на прямую.

Основное имущество, в описи и бухгалтерском отчёте, на которое не найдено расхождений в документации, не вносятся в сличительную опись.

Какие ошибки при проведении инвентаризации допускаются чаще всего

• Не составляется приказ, в котором прописывают лица, входящие в комиссию инвентаризаций.
• Порядок процесса проверки инвентаря не регламентируется.
• Отчёт заполнял привлечённый со стороны сотрудник, по вине которого отчёт оформлен неверно.
• Часто ошибки бывают крайне банальными, например, при заполнении приказа о проведении инвентаризации забывают внести инициалы проверяющих или путают реквизиты.
• В процессе инспектирования отсутствует кто-либо из членов комиссии.
• Опись неправильно составлена или заполнена.
• Использование неверных бланков для заполнения документов.
• Не составление расписок, в которых должна содержатся необходимая информация о сдаче документов в бухгалтерский отдел, а также поступление и списание основного инвентаря предприятия;
• Не были проведены подсчёты по определению количества единиц на балансе.
• На место, где происходит проведение переучёта имущества, попал посторонний человек. Это грубое нарушение правил доступа.
• В процессе найма на работу человека, который в последующем был назначен материально-ответственным лицом, не была проведена инвентаризация основных средств.

Наказание за непроведение инвентаризации законодательство не требует. При этом, Инспекция федеральной налоговой службы имеет возможность оштрафовать компанию за искажение данных бухгалтерского и налогового учета, а еще за непредставление отчетности. Еще есть риск выездной налоговой проверки.

Инвентаризационный мониторинг организации — процедура, дающая фирме возможность держать под контролем предметы собственности. Штрафы за промахи в учётных бумагах являются хорошим мотиватором для регулярности инвентаризаций имущества. Когда налоговые инспектора лично найдут неучтенные активы, то это будет считаться искажением истины в бухгалтерских отчётах.

Технологии и Инновации