Инвентаризация готовой продукции

Готовая продукция — это одна часть объектов, относящихся к материально-производственным запасам, предназначенным для реализации, которая прошла все необходимые стадии обработки, при изготовлении которой не было совершенно ошибок, влекущих за собой какие-либо изменения во внешнем виде, а условия хранения соответствовали установленным нормам. Она обязательно должна пройти инвентаризацию готовой продукции, проводимую отделом контроля качества и, если отклонений не будет выявлено, готовая продукция будет числиться подготовленной для отправки потребителю.

В БО готовая продукция вносится как реализованная, как только будет совершенна отгрузка клиенту.

Производство продукции и её продажа является одной из сфер деятельности доступной предприятию. Продажа готовой продукции — это завершающее звено в цепи всей деятельности, осуществляемой на производстве, для получения прибыли.

Основной задачей инвентаризации является проверка фактического состояния готовой продукции. В ходе описи фактическое состояние объектов сравнивается с данными, раннее внесёнными в учёт. Сравнение происходит путём просчёта фактических остатков имущества с тем, что должно было остаться по цифрам, предоставленным бухгалтерией.

Учёт готовой продукции для реализации необходимо проводить по причине:

Осуществления контроля за правильностью и своевременностью подготовки документов, сопровождающих отгрузку готовой продукции;
Осуществлением контроля за количеством готовых единиц, ожидающих реализации в складских помещениях;
Быстрого обнаружения возникающих излишков;
Получения точных данных о выполнении плана производства и поставок готовой продукции;
Оценки результатов продаж.

Проведение ревизии готовой продукции в Российской Федерации регламентированно:

Федеральным законом Российской федерации от 06.12.2011 под номером 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Министерством Финансов Российской Федерации от 29.07.1998 номер 34;
Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Министерством Финансов Российской Федерации от 31.10.2000 номер 94н (в ред. от 08.11.2010).

Как документируется движение готовой продукции

Тщательно отслеживать движение товаров необходимо для того, чтобы иметь возможность проконтролировать количество единиц готовой продукции, для этого используются такие данные, как наименование, тип и место хранение. Принимает, следит за сохранностью, а также учитывает и сдаёт продукцию, материально ответственное лицо.

Проводится учёт готовой продукции всегда в натуральных показателях и разделяется на два этапа:

Первый этап. Изделия из цеха сдаётся в складские помещения для хранения.

Второй этап. Готовая продукция со склада отправляются к потребителю.

Важно отметить, что при этом составляется отчёт, и он контролируется человеком, который несёт материальную ответственность. Оформление готовой продукции на складах происходит параллельно с составлением множества бумаг: приёмо-сдаточным листом, актом, спецификацией и т.д. В этих документах указываются:

Порядковый номер или название цеха, который сдал объекты;
Порядковый номер или название помещения, в котором хранится товар;
Номер и наименование готовой продукции, а также количество единиц.

Документы, сопровождающие процесс перемещения готовой продукции, обычно подготавливаются в двух экземплярах, первый отправляется в цех, сдавший продукцию, второй на склад, который ее принял.

Для того что бы отпустить изделия со склада, клиенту необходимо иметь накладную или приказ на отгрузку.

Заказчику товар отправляется в срок, указанный заранее в договоре и с выполнением прописанных в том же договоре условий. Например, в бумагах может быть прописано условие, по которому производитель осуществляет доставку готовой продукции за свой счёт, в этом случае необходимо будет также составить транспортную накладную.

Накладная на отгрузку готовой продукции или другой первичный документ, который закреплён в учётной политике компании, является основанием для выписки счёта-фактуры, который будет передан клиенту. Помимо этого, с клиентом нужно оформить акт приемки-сдачи работы, в котором следует указать число предметов и цену за одну единицу, а также именно там фиксируется факт отсутствия у клиента претензий к качеству готовой продукции.

Карточки складского учёта оформляются для того, чтобы с большим удобством осуществлять контроль за приходом и расходом готовой продукции. В карточках будет указана информация о поступившем и отпущенном со склада товаре, а также будет содержатся информация о готовой продукции, которая на складе осталась.

Как проводить такую инвентаризацию

Для обеспечения достоверности полученных данных, организации должны в обязательном порядке проводить инвентаризацию готовой продукции. В процессе проверки уточняются данные о количестве, качестве, состоянии и наличии готовой продукции.

Важно отметить, что, в каком порядке и как часто будут проходить учет остатка, зависит от решения главы компании, исключением являются случаи, когда проведения описи готовой продукции является обязательным. Обязательные инвентаризации проводятся в следующих случаях:

Когда происходит передача имущества от одного владельца к другому;
Опись готовой продукции обязательно проводится пред началом составления годового бухгалтерского отчёта (исключением является имущество, которое уже проверялось после первого октября года, в который составляется отчёт). Основные средства компании могут проверяться раз в три года, а раз в пять лет эту процедуры проходят библиотечные фонды;
Когда сменяется материально ответственный сотрудник;
Если был выявлен факт хищения или порчи готовой продукции;
После устранения последствий чрезвычайной ситуации, повлекшей за собой разрушения.

Перед составлением годового отчёта инвентаризацию проводят всегда. Порядок, в котором будут проводить инвентаризацию, устанавливает руководитель предприятия.

Обязательно осуществляется переучёт в следующих ситуациях:

Когда имущество продаётся или выкупается;
Когда имущество предаётся в аренду;
Когда организация прекращает свою деятельность;
Когда сменяются материально ответственные лица.

Инвентаризация готовой продукции классифицируется по следующим признакам:

Как часто необходимо проводить инвентаризацию готовой продукции. Существует ежесменная, ежемесячная и годовая;
По какой причине осуществляется проверка. Существуют выборочные, плановые и контрольно-перепроверочные инвентаризации.

В процессе проведения выборочного переучёта основной целью является контроль сохранности готовой продукции, находящихся в складских помещениях, проверяется соблюдение норм хранения. Параллельно с основной целью обнаруживаются факты порчи имущества или избытки, которые по какой-либо причине небыли учтены, если такие имеются. Также проверяются документы.

Эти инвентаризации позволяют найти и устранить нарушения и помогают сохранить целость готовой продукции компании.

Инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые. Второй тип проводится неожиданно для МО сотрудников. Начать инвентаризацию можно по решению независимого аудитора, финансиста или уполномоченных органов власти.

То, как часто необходимо проводить инвентаризацию определяет руководитель предприятия, он же принимает решение о составе приёмной комиссии.

Что бы начать проведение инвентаризации глава компании выпускает распоряжение, в котором указываются члены комиссии, которые и будут проводить инвентаризацию готовой продукции и даты начала и окончания проверки. В состав комиссии обычно входят сотрудники компании занимающие главные должности в различных отделах.

Комиссия обязана обеспечить достоверность данных, которые будут получены в ходе проверочных мероприятий на инвентаризации. Для начала проведения все участники обязаны явится на место проведения инвентаризации. Если в ходе инвентаризации отсутствовал хотя бы один сотрудник из указанных в документах, полученный результат будет считаться недействительным. До начала переучёта комиссия получает последние документы, в которых содержится информация о приходах и расходах. В ходе проведения инвентаризации вся полученная информация вносится в специальные описи, оставлять пустые строки в данных документах строго запрещено, строки в которые не вносится информация, должны быть перечёркнуты. Каждый лист отчёта подписывается всеми, кто, несет МО, а также теми, кто проводит инвентаризацию.

Комиссия по инвентаризации устанавливает:

Наличие лиц, несущих материальную ответственность в организации, а также сумму ответственности;
Наличие недостачи или излишка;
Если излишек или недостача выявлена, ответственное лицо должно объяснить причину возникновения.

Также в обязательном порядке оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии. В него вносятся выводы и решения, к которым пришли члены комиссии по итогу проведения инвентаризации. В этом же протоколе фиксируются данные о тех остатках имущества, что пришли в негодность, указывается причина и виновник полученного ущерба.

На заседании комиссии также утверждается и заключительный акт инвентаризации.

Когда фактическое состояние объектов отличается от данных, которые были занесены в бухгалтерский отчёт, различия фиксируются в порядке, который предусмотрен действующими нормативными документами. Метод внесения данных в учёт таков:

Если излишки выявлены в коммерческой организации они записываются в колонку финансовых результатов;
Если излишки выявлены в некоммерческих организациях записываются в колонку - увеличения дохода;

Недостача или порча имущества со счёта компании списывается по реальной стоимости объекта. Списание недостач и порчи со счёта «Недостачи и потери от порчи ценностей» происходит только до определённой, установленной как норма суммы, если убыток превышает эту допустимую норму, недостача должна быть компенсирована за счёт лиц, которые в этом убытке виновны. Бывает такое, что виновных найти не удаётся или суд отказывается взыскать с них убыток, в таком случае убыток некоммерческих организаций списывается на увеличение расходов, а в коммерческих на финансовые результаты. Решение о списании на финансовые результаты принимает начальник организации.

В бумаги, которые необходимо предоставить для того, чтобы оформить недостачу объектов, несущих материальную ценность, обязательно должны быть внесены решения органов власти подтверждающие, что виновные лица отсутствуют. Также они могут подтверждать отказ от взыскания ущерба.

В случае с пересортицей, можно взаимно зачесть излишек и недостачу, но только в качестве исключения, если взаимный зачёт производится в одну проверку, одним и тем же человеком, и засчитывается объект одного типа и наименования.

Материально ответственный работник обязан подробно объяснить членам инвентаризационной комиссии каким образом, была допущена пересортица.

Если не удалось установить по какой причине произошла пересортица и кто несёт за это ответственность, общая сумма разницы считается как недостача, превышающая норму убыли. На предприятиях списываются как издержки производства, а бюджетные организации регистрируют как уменьшение фонда.

Комиссия обязана внести в протокол подробные объяснения причины, по которой сумма разницы, возникшей из-за пересортицы и приведшей к убытку, появившаяся не по вине лиц, несущих материальную ответственность, не была отнесена на виновного.

Данные полученные в период проведения мероприятий инвентаризации записываются в специальные инвентаризационные описи. Готовую продукцию в опись вносят по оценке, которой пользуются на конкретном предприятии. Товар можно внести по фактической себестоимости готовой продукции; по сумме затраченных на производство ресурсов; по учётной цене. Готовые изделия, которые были испорчены, оказались не нужны или неликвидны, вносятся в учёт отдельно, так же поступают и с объектами, которые были получены в момент проведения переучёта. Если во время инвентаризации на склад поступают изделия – они принимаются в отдельных таблицах, чтобы не нарушать порядок и точность проведение инвентаризации. Также отдельной таблицей указываются изделия, которые числятся в отгрузке или которые оплачены, но на момент проведения инвентаризации имущества еще не вывезены покупателями. Все описи должны быть подписаны инвентаризационной комиссией и МО лицом. В случае обнаружения расхождений в данных составляются специальные сличительные ведомости, в которых находится информация, собранная в ходе проведения ревизии. Недостача готовой продукции учитывается по своей фактической стоимости независимо от причины.

А значит показатели деятельности организации, напрямую зависят от результатов, полученных в процессе проведения мероприятий инвентаризации изделий подготовленных к реализации, так как на показатель производства влияют выявленные излишки и недостачи готовой продукции. Именно полученный итог позволяет вычислить излишки готовой продукции. Переучёт материальных ценностей позволяет полностью контролировать ситуацию и следить за состоянием готовых изделий, а также безошибочно указывать реализованные объекты в бухгалтерских отчётах. Именно работа по переучёту остатка позволяют выявлять объекты ценность, которых значительно ниже из-за их неполноценности, срока годности, повреждений и несоответствия характеристикам, к тому же многие из них и вовсе больше не пригодны к использованию, так как утратили своё предназначение.

Главная задача инвентаризации – сверить фактическое наличие ГП или изделий с показателями БУ на определенную дату. НО вместе с тем выполняется и ряд других задач:

Выявление изделий, вовремя не оформленных накладными
Наличие пересортицы
Факты порчи
Выявление излишков или недостач
Проверяется документальная обоснованность остатков средств по счетам отгруженных изделий
Выявляется неполная или просроченная оплата выставленных счетов

Переучёт позволяет также узнать выполняются ли правила хранения, и в случае выявления неполадок в технологическом процессе, вовремя их устранить.

Так же опись имущества позволяет проверить личностные качества МО сотрудников и, если в ходе инвентаризации станет ясно, что доверять этим сотрудникам нельзя, их можно будет заменить.

В какие моменты проведение инвентаризаций принадлежащих компании вещей, является обязательным

Предприятие должно инвентаризировать собственность в случаях, указанных в части три, статьи одиннадцать Закона о бухгалтерском учёте:

Когда сменяется статус или владелец объекта (выкупается, арендуется, продаётся);
Перед началом составления годового бухгалтерского отчёта;
Когда происходит смена лица, несущего материальную ответственность за объект;
Если была обнаружены кража или порча собственности;
После произошедшей чрезвычайной ситуации, повлекшей за собой утрату имущества, для оценки степени нанесённого ущерба;
А также в других случаях, когда того требует законодательство.

На что обратить внимание, когда на предприятии проводятся инвентаризации

Главной целью инвентаризации является подтверждение правильности информации, содержащейся в бухгалтерском учёте (из второй части одиннадцатой статьи Закона о бухгалтерском учёте).

Переучёт имущества данного вида должны проходить фирмы всех типов, ни сфера деятельности, ни используемый налоговый режим фирмы не имеет значения (пункт 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

В процессе прохождения годового переучёта имущества необходимо предоставить подтверждения всех остатков со счетов бухгалтерского учёта, статьи отчётов бухгалтерии, по этой причине в процессе полноценной ревизии активов и обязательств должна проводится их проверка (часть одни, часть два, часть три статьи 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», пункт 1.3 Методических указаний):

Всей собственности предприятия (проверяется имеющаяся собственность, а также выявления активов, не имеющих материальной формы);
Всех денежных обязательств компании;
Вещей, которые располагается не территории предприятия, но не учтены.

Проведение инвентаризаций объектов, находящихся в собственности, чаще всего происходит в срок, который был заранее установлен. Обычно даты проведения инвентаризации устанавливаются задолго до момента переучёта, а ознакомится с ними можно, изучив положение о мероприятиях, направленных на изучение и оценивание собственности корпорации. Как правило, срок проведения инвентаризации устанавливает начальник предприятия. Также возможно утвердить график плановых инвентаризаций отдельным документом. Инвентаризационная проверка, проводимая каждый год пред бухгалтерским отчётом, относится к запланированным.

В какой момент организация имеет право провести переучёт по своей воле

Не существует предписаний, запрещающих проведение инвентаризаций по воле самого предприятия.

Глава предприятия самостоятельно решает: сколько инвентаризаций, каких категорий имущества, в каких числах будет проводиться, если речь идёт о добровольном переучёте собственности. Законодательно количество инвентаризаций никак не ограниченно. (пункт 2.1 Методических указаний по инвентаризации активов, п. 26 Положения).

Переучёт собственности, который не был внесён в график, может быть проведён по требованию уполномоченных органов или по решению начальника предприятия. Такие инвентаризации обычно не внесены в график и, следовательно, узнать о них заранее почти никогда не получится.

В какое время проводить инвентаризацию

Числа, устанавливаются начальником компании. Чаще всего это точные даты, внесённые в документы, содержащие в себе и другие сведенья о мероприятиях по переучёту собственности, проводимой в этой компании (часть три статья одиннадцать Закона о бухгалтерском учёте, пункт 2.1 Методических указаний).

Дата выбирается, учитывая специфику работы предприятия, на котором будет проводиться переучёт собственности. Влияют на срок такие работы, как сдачи отчётов, объем работ в бухгалтерии и так далее.

Вот более конкретный перечень пунктов, которые влияют на дату инвентаризации:

Ели предшествующая ревизия была проведена в четвёртом квартале года, в который проводится отчёт, можно воспользоваться её результатами для составления годового отчёта и не проводить повторный переучёт;
Основные средства предприятия можно инвентаризовать единожды за три года, библиотеки и вовсе могут проводить переучёт каждые пять лет.
На предприятиях местоположение, которых влияет на время выполнения всех работ, переучёт продуктов производства проводится в тот момент, когда их объектов учёта становится максимально мало.

Обычно годовые инвентаризации проходят с октября по декабрь включительно. Важно отметить, что это касается имущественного переучёта, а ревизия обязательств производится в последний день года.

Важно! Мероприятия, осуществляющие инвентаризацию средств проводимые каждый год, должны быть полностью окончены до момента подписания ежегодного отчёта бухгалтерии.

Очерёдность процессов в ходе протекания переучёта активов

Неважно, по какой причине проводится проверка активов компании, протекает она добровольно, в связи с установленным графиком или является внеплановой, порядок проведения инвентаризации остаётся неизменным.

Первым делом составляется приказ о проведении переучёта средств компании. Составляется и утверждается данный указ директором, а основной смысловой составляющей указа является информация о составе проверяющей комиссии и том по каким объектам будет проведена ревизия.

По окончанию инвентаризации будет выявлено, какие объекты были повреждены, утеряны или нуждаются в ремонте, приблизительная сумма имущества компании и её обязательств.

В момент проведения инвентаризаций члены комиссии должны проверить активы, наличные и безналичные средства, задолженности и так далее, принадлежащие компании. Для того чтобы инвентаризацию провести по всем правилам, лица несущие материальную ответственность за объекты инвентаризации обязаны присутствовать вместе со всеми членами комиссии, это обязательное условие нарушать которое нельзя. Проводится переучёт имущества с помощью натурального подсчёта. Имущество, которое невозможно проверить данным путём по причине отсутствия у того физической формы проверяется при помощи документов, которые подтверждают право предприятия на владение этим имуществом, они сверяются с данными учёта.

Когда происходит ревизия обязательств, комиссия должна убедиться в том, что в документах указаны верные суммы, подтверждённые документами. Проверяются документы подтверждающие задолженности компании по кредитам, обязательные выплаты поставщикам, сумма налогообложения, и конечно же выплаты зарплат сотрудникам предприятия.

Отсутствие или наличие ошибок в документации можно подтвердить, если сверить данные имеющиеся в бухгалтерии компании с теми, что предоставит вторая сторона договора. Сверка бумаг даёт гарантию существования договора сторон, а также его честности (пп. 3.44, 3.48 Методических указаний).

В процессе прохождения плановых инвентаризаций следует обратить внимание на некоторые особенности

График прохождения переучёта средств должен быть составлен заранее, следует учесть объём предстоящей работы. План прохождения инвентаризаций утверждается начальником корпорации и практически всегда вносится в учётную политику или другой документ выполняющих похожие функции.

Иногда объектов, которые должны быть переучтены слишком много в таком случае можно организовать не одну или даже не две комиссии для инвентаризации имущества и обязанностей организации. Если организованно несколько групп, для каждой составляется отдельный план мероприятий, в котором чётко указываются все сроки и объекты, которые должны быть проверены этой группой.

Логичным будет решение выбрать датой окончания инвентаризации то число, что будет на несколько дней раньше числа, в которое начнёт составляться годовая бухгалтерская отчётность. В случае если даты будут удачно расставлены и переучёт произойдёт в срок, данные, которые получит бухгалтерия будут наиболее актуальными, а, следовательно, у налоговой не возникнет никаких вопросов к организации и честности руководителя. Примечание, все отчётные документы должны быть сданы до последнего числа декабря года, по которому пишется отчёт. (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 No 07-02-18/01).

Сплошной метод о проведении инвентаризации является лучшим

Метод по проведению сплошной инвентаризации имущественного и финансового состояния организации, оценки её активов и общей суммы долга является самым удобным и эффективным методом. В ходе протекания инвентаризации требуется учесть всю собственность, которая не может больше быть использована по своему прямому назначению и не может быть восстановлена. Иногда, сломанный объект можно продать если он утратил только часть своих функций или для того, чтобы его разобрали на запчасти если это, например станок или трактор. (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" пункт 3.6. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.)).

Обязательно удостоверьтесь в том, что ваши активы не утратили своей ценности. Возможно, появилась необходимость увеличить или если до этого его не существовало создать резерв на случаи снижения ценности вашей собственности. Уменьшение ценности объектов может произойти по трём причинам, но вот две основных:

Объект морально устарел, на рынке появились более удобные, качественные, современные модели, которые вытеснили с рынка модель, находящуюся в вашей собственности;
Повреждение объекта, из-за которого он частично или полностью утратил свои возможности.

Если по окончанию процесса инвентаризации был найден избыток или наоборот обнаружилась недостача нестрашно, эти данные также следует отразить в направляемых в налоговую и бухгалтерию отчётах. (пункт 5.5 Методических указаний).

Как оформляются бумаги после получения результатов инвентаризации

Вся собранная информация об объектах и активах, проходящих инвентаризацию, вносится в специальные акты. В случае обнаружения комиссией несостыковки в учтённых данных о состоянии собственности, заполняются сличительные ведомости.

Формы, применяемые для ведения сличительной документации или составления описей переучтённого имущества можно взять стандартные или самостоятельно составить форму. При выявлении избытка собственности, а также если был обнаружен недостаток объектов, придётся заполнить не только стандартные бумаги, но и ИНВ-26.

Эти бумаги послужат начальнику основанием для издания приказа, который утвердит результаты проведённого пласта работ. Он составляется в непринуждённой форме и в обязательном порядке включает в себя сведенья о том, как будут исправлены несостыковки которые были обнаружены в документации.

Нужно помнить о том, что никакая организация не может быть привлечена к уголовной ответственности, потому что такой статьи в законе просто нет. Но не стоит забывать, что налоговая имеет право выписать штраф если обнаружит неверные данные в документации.