Годовая инвентаризация

Сегодня подробно разберём одну из ежегодных проверок, помогающих понять финансовое состояние организации - инвентаризацию основных средств пред годовой бухгалтерской отчётностью. Выполнение переучёта собственности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности уже довольно давно стало обязательной ступенью мероприятия. Поговорим о том, почему ревизия так важна, какие преимущества она даёт компаниям, проводящим её, подробно рассмотри выполняемые функции инвентаризации и то какие преимущества она даёт.

Переучёт имущества предприятия необходим, потому что:

Выполнение ревизии перед тем, как преступить к составлению годовой бухгалтерской отчетности является неотъемлемым требованием, указанным в ниже приведённых документах:

Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 No 402-ФЗ (п. 3 ст. 11);
ПБУ по бухучету и бухгалтерской отчетности, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 No 34н (п. 27).

Переучёт собственности проводится в любой компании. К какому организационно-правовой формату относится предприятие, абсолютно не важно.

Целью инвентаризации является обеспечение фирмы достоверными данными, для внесения их в бухгалтерский отчёт. Последовательность действий для успешного проведения инвентаризации определена Методическими указаниями.

В чём польза годовой инвентаризации активов предприятия

Выявляет все денежные активы, и рассчитывает будущие расходы предприятия.
Обнаруживает актив, отчасти утративший потребительские качества или исходные свойства. Устаревшее, неиспользуемое оборудование (касается и вещественных или не вещественных средств).
Даёт возможность выявить несоответствия между ранее внесёнными данными и их фактическим состоянием.
Позволяет обнаружить недостачу либо избыток объектов после сопоставления прошлой и нынешней проверок.

Зачем необходимо проведение инвентаризаций

Смысл инвентаризации состоит в обновлении сведений о состоянии собственности, вносимой в отчёт. Данная процедура показывает все изменения, которые произошли за минувшие двенадцать месяцкв.

Ответственность при проведении всех этапов инвентаризации несёт руководитель фирмы или сотрудник фирмы, выбранный руководителем для этой роли. Создание необходимых для проведения инвентаризации собственности условий, и их поддержание также обеспечивается ответственным за это работником.

Когда нужно проводить переучёт собственности и чего он коснётся

Что нуждается в инвентаризации

Ревизии подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, пп. 1.2, 1.3 Методических указаний):

В ходе проведения инвентаризации необходимо проверять численность ценных вещей, их фактическое состояние и соответствие технической характеристике. Нужно находить те объекты, которые не эксплуатируются, и выяснять, по какой причине было прекращено их использование (возможно предмет сломан, и нуждается в ремонте, был утерян, либо же просто морально устарел)

В какой момент лучше проводить ревизию

Компания вправе принимать решение о том, когда и, в какой последовательности будет прохождение инвентаризаций, однако есть исключения. В некоторых случаях переучёт проводится в связи с требованием уполномоченных органов.

Выполнить все пункты инвентаризаций следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее полноценного проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Существуют некоторые послабления:

Если предмет прошёл инвентаризацию перед годичным отчетом бухгалтерским во временной отрезок с октября по декабрь того года, в который составляется отчётность, можно не делать повторную проверку;
Можно сократить число проверок до одного раза в три года, а библиотеки могут выполнять переучёт вещей раз в пять лет;
На Крайнем Севере организации могут делать переучет материалов в тот момент, когда они начинают заканчиваться.

Активы требуется инвентаризировать в течение трёх месяцев с этапа введения конкурсного производства, но есть возможность эти сроки увеличить по заключению суда (п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 «О несостоятельности (банкротстве) No 127-ФЗ»).

В каком порядке проходит выполнение инвентаризаций

Для прохождения качественной и безошибочной инвентаризации имеющих ценность вещей необходимо строго соблюдать нижеприведённую последовательность действий.

Первым делом необходимо собрать инвентаризационную комиссию.
Компания собирает долговременную комиссию из сотрудников, работающих в ней, или посторонних специалистов для проведения инвентаризации. В случае если объём работы велик для одной комиссии, начальник фирмы имеет возможность организовать ещё несколько подобных групп.

В комиссию по стандарту входят: представитель администрации, сотрудник бухгалтерии, сотрудники предприятия и иногда работники независимых аудиторских фирм.

Весь состав комиссии обязательно документально подтверждается руководителем фирмы.

Следующим шагом после утверждения комиссии нужно издать указ о проведении инвентаризации.

Ниже приведены пункты, которые обязаны быть отражены в указе:

Точные даты, в которые будет проходить переучет объектов, имеющих ценность.
Причина, по которой идет выполнение этапов инвентаризаций (в нашем случае это составление отчёта).
Полный перечень всех членов комиссии.

Тратим шагом нужно выявить остатки имущества до начала инвентаризации с помощью учетных данных.

Прежде того как начнётся переучёт, инвестиционная комиссия в обязательном порядке получает новейшие ПКО и РКО либо отчёт об изменениях в бюджете. Их подписывает глава комиссии с указанием: «До инвентаризации на "__________" (дата)». Эти документы являются основанием для бухгалтерии, определяющей остатки собственности к началу инвентаризации по учетным данным.

Лица, несущие материальную ответственность в обязательном порядке, пишут расписки о том, что до момента начала инвентаризации имущества они передали в бухгалтерию или комиссию все ценности, за которые несут ответственность. Подобные расписки также берутся у людей, в распоряжении которых находятся деньги, отведённые на приобретение чего-либо или же доверенность для получения имущества.

Четвёртый этап состоит как раз в осуществлении инвентаризаций.
В процессе проведения инвентаризации члены комиссии проверяют фактическое наличие объектов, а еще действительность учтенных денежных обязательств, сведения о них записываются в инвентаризационные описи или же акты инвентаризации, оформляемые как минимум в двух экземплярах. (пп. 2.5–2.7 Методических указаний).

Лицо, несущее материальную ответственность за инвентаризируемое имущество обязано присутствовать в момент проведения проверки. Данное требование прописано в п. 2.8 Методических указаний.

Пятый и заключительный этап - следует оформить результаты проведённой инвентаризации.

В бухгалтерский отдел фирмы отправляются подписанные отчёты, персонал этого отдела проведёт сличение, и заполнит бумаги, в которых содержится информация обо всех принадлежащих корпорации активах, а также, о том имуществе, которым корпорация временно распоряжается в силу каких-либо обстоятельств.

Существуют специальные протоколы, в них вносятся вся информация о расхождениях в данных (причины расхождения также вносятся в эти протоколы в обязательном порядке). Эти документы передаются главе предприятия для того, чтобы он, выслушав рекомендации экспертов утвердил их. Обычно этот процесс занимает около пяти дней. По завершению процесса бумаги приобретают юридический вес, становясь первичными. На основании этих бумаг в бухгалтерский учёт вносятся новые записи.

Если в ходе инвентаризации был выявлен избыток собственности, в бухгалтерский учёт он будет записан в графу прочего дохода, в случае если обнаружена недостача имущество списывается.

Когда проводится ревизия кассы, она осуществляется с учётом пересчёта всех финансовых источников. Если в процессе инвентаризации кассы была найдена недостача, ответственность за это несёт сотрудник, работающий за кассой по той причине, что недостача может произойти только если взятая сумма не была занесена в протокол. Если же в кассе был обнаружен излишек, его сумма вписывается в учёт как полученная корпорацией прибыль.

Для верного налогообложения сумма излишков обязана вноситься в нереализованную прибыль. Пренебрегать правилом не следует, так как налоговая несомненно обратит на это внимание, что повлечёт за собой проблемы.

Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение о том, с использованием каких форм будут составляться первичные документы учёта, с единственной оговоркой о том, что форма обязана содержать в себе все пункты, прописанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете No 402-ФЗ.

До сих пор, при ведении бухдокументации, как первичную документацию используют документальные формы, установленные органами власти, беря за основу федеральные законы Российской Федерации.

Также у предприятия есть право лично разрабатывать, и утверждать в учётной политике бумаги отражающие результаты проведения инвентаризации.

Какие правила нужно соблюдать, заполняя документы инвентаризации

Всех бумаг (отчёты, кассовые документы) составляется как минимум две копии (меньшее количество единиц не допускается). К способу составления документов особых предписаний нет их можно составить и от руки и напечатать.

В бумаги, содержащие информацию о проверке объектов, имеющих ценность, заносится полное наименование каждого объекта, также должна вноситься информация об используемой единице измерения, субсчетах, а также имя человека, отвечающего за объект.

Общее количество активов, а также порядковый номер объекта прописывается только словами на всех страницах отчёта инвентаризации.

Проверяемый объект идентифицирован, и полностью сопоставляется с бухотчётностью.

Требуется, чтобы все строки в документе были поочерёдно заполнены, исключением является последние, все свободные строки зачёркиваются.

Бумаги подписываются всеми людьми, входящими в состав комиссии по инвентаризации и всеми работниками, которые несут имущественную ответственность за проверенные активы.

Помарки не допустимы. Если при внесении сведений в отчёт была совершена ошибка, требуется её зачеркнуть, а верную информацию вписать над ошибкой. Важно, наличие ошибки следует проверить в каждом существующем экземпляре, а если неточность присутствует и в других бумагах, её также следует исправлять во всех имеющихся копиях.

Бюджет организации

Что является годовой инвентаризацией — это необходимая проверка всех бюджетных возможностей предприятия. При проведении ревизии проверяются не только наличные деньги и те, что находятся на счету компании, но и вообще все зарегистрированные на неё активы (акции).

На проверку дебиторских задолженностей следует уделить отдельное время. Нужно убедиться в том, что каждая задолженность подтверждается необходимыми документами. К примеру, заключённым и действующим договором, либо грамотно составленной распиской.

Задолженности организации

За кредитными обязательствами необходимо следить особенно тщательно. Инвентаризации требуют все займы, бюджетные средства, находящиеся в резерве, деньги, отведённые под будущую выплату партнерам и поставщикам.

Невещественная собственность

При проведении качественной ежегодной инвентаризации собственности будет учтено, чем организация распоряжается в момент инвентаризации и всё то, на что производство тратит средства из своего бюджета. Например:

Имеющие регистрацию товарные знаки, бренд.
Получившие лицензию копии программных продуктов.

Важно! Проверке подлежат объекты всех раннее приведённых групп, их физическое местоположение не играет никакой роли. Если транспортные средства, механические станки или какие-нибудь иные предметы будут транспортированы в филиал фирмы, располагающийся в другом населённом пункте или куда-либо ещё, их всё рано нужно будет отразить в отчёте.

В законе не предусмотрено уголовной или административной ответственности за несоблюдение установленного порядка по проведению проверки объектов, имеющих ценность, но всё же стоит придерживаться введённых нормативов. Если налоговый инспектор не сможет удостовериться в правдивости предоставленных ему документов, предприятие может получить штраф в размере двадцати тысяч рублей, но это не так страшно, гораздо хуже – возможность получить временное приостановление действий компании. Сроки такой остановки могут быть от года до трёх лет.

Ревизия – реально действующий инструмент, помогающий в короткий срок оптимизировать труд предприятия. Она даёт чёткое понимание о том, в каком состоянии в данный момент находятся активы компании.

Выполнение годовой ревизии собственности с составлением отчёта, является мероприятием, которое делается в обязательном порядке для каждого предприятия, по той простой причине, что её результаты хорошо отражают точность учётных данных, что позволяет быстро вносить корректировки в учёт, если были выявлены ошибки и не точности. Выполнение процесса инвентаризации имущества осуществляется в определённые сроки и с исполнением чётко прописанных правил, учитывая особенности каждого предприятия.