Аутсорсинг или собственный штат? Эффективная организация мерчандайзинга

Аутсорсинг или собственный штат? Эффективная организация мерчандайзинга

Мерчандайзинг – важнейший бизнес-процесс в цепочке, связывающей производителя, поставщика, продавца и потребителя. От его качества напрямую зависит, произойдет ли покупка товара в торговой точке. Раньше компании старались оставлять этот бизнес-процесс на своей стороне, но сейчас все чаще частично или полностью передают его на аутсорсинг. Сергей Семенов, руководитель отдела развития бизнеса агентства Leader Team рассказал, почему это происходит и в каких ситуациях аутсорсинг эффективнее прямого найма.

Собственный персонал

Нанимать мерчандайзеров в штат продолжают многие крупные компании. По их мнению, это проверенный, надежный и безопасный способ обеспечить выкладку товаров, возможность контролировать полевой персонал и предотвратить возможную утечку важной информации.

Преимущества собственного штата мерчандайзеров

Сотрудники компании хорошо знают товар, правила выкладки и принятые корпоративные стандарты. Как правило, они лояльны к работодателю, а также устанавливают прочные взаимоотношения с персоналом торговой точки.

Отбор сотрудников предполагает сбор информации о кандидатах: предыдущем опыте и бэкграунде, – что позволяет избежать неприятных ситуаций, финансовых и репутационных потерь.

Собственная система мотивации и примеры карьерного роста внутри компании позволяют поднять качество работы полевого персонала и достигать поставленных показателей эффективности на всех уровнях.

Минимизирован риск утечки важной коммерческой информации: сведения о продажах не выходят за пределы компании, а контроль за качеством работы мерчандайзеров ведут собственные супервайзеры.

Фирменная одежда полевых сотрудников выступает дополнительным рекламоносителем и поддерживает имидж компании как социально ответственного работодателя.

Минусы содержания собственного штата мерчандайзеров

Сложно точно определить потребность в персонале, из-за чего одновременно возникает избыток сотрудников в одних точках и регулярные переработки в других. Это дополнительные расходы и демотивация.

Для федеральных компаний, работающих в разных регионах РФ, непросто контролировать все происходящее из московского офиса. Это дополнительные расходы на IT-системы и сотрудников на местах.

Собственные сотрудники болеют, отправляются в отпуск, а иногда и увольняются – все это риски для работодателя, ведь процесс выкладки товаров нельзя остановить.

Наём и обучение персонала – это время и деньги. Даже соискателю с опытом необходимо понять, какие требования предъявляет компания к мерчандайзерам, часто людей приходится учить с нуля.

Несмотря ни на что, традиционная схема мерчандайзинга по-прежнему остается рабочим, а иногда и единственным экономически целесообразным вариантом для многих компаний, как бы ни хотели обратного аутсорсинговые компании.

Мерчандайзинг на аутсорсинге

В данной схеме все хлопоты берет на себя специализированная аутсорсинговая компания, как правило, оказывающая услуги «под ключ». От заказчика требуется лишь определить задачи, обозначить требования к подготовке мерчандайзеров и правила выкладки товара.

Рынок мерчандайзинговых агентств и трейд-маркетинговых услуг развит во всем мире. В России он также давно сформирован, лидеры аутсорсинга подтверждают свой статус уже не первый год, в том числе агентство Leader Team (см. Рейтинг трейд-маркетинговых агентств 2020)

Преимущества аутсорсинга

Заказчик снимает с себя все заботы, связанные с поиском, подбором, обучением сотрудников и контролем их работы, не страдает от дефицита кадров и не принимает на себя риски, связанные с человеческим фактором (прогул, отпуск, увольнение, кража, порча товара).

Заказчик снижает нагрузку на бухгалтерию и отдел кадров, связанную с оформлением штатных сотрудников. При этом отсутствуют риски возникновения перед сотрудниками обязательств, прописанных в Трудовом кодексе и других нормативно-правовых актах.

В проектах аутсорсинговых компаниях, как правило, работают люди с релевантным опытом и без претензий по работе в прошлом. Кроме того, обязательства аутсорсера перед заказчиком закреплены условиями договора, поэтому при их несоблюдении можно добиться компенсации.

Сокращение времени на запуск проекта. От подписания договора с агентством до выхода персонала в поле могут пройти считанные дни. Такие сроки возможны благодаря федеральному присутствию подрядчиков. Например, Leader Team оперативно запускает проекты не только в Москве и Санкт-Петербурге, но и в десятках регионов России.

Гибкое управление проектом. Например, клиенты Leader Team могут вносить любые изменения в соответствии с колебаниями спроса на товар. Вместо 5 мерчандайзеров могут выйти на работу 8 человек, а вместо совмещенного мерчандайзинга можно заказать выделенный.

Недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг может стоить дороже, чем содержание сотрудников в штате компании. Деятельность аутсорсинговых компаний подразумевает расходы на организацию своей работы (содержание штата сотрудников, разработка IT-решений и т.д.), а также предполагает получение прибыли. Поэтому за удобства сотрудничества заказчику придется платить агентскую комиссию.

Взаимодействие с полевым персоналом осуществляется не напрямую, а через посредника, что сужает окно возможностей для собственного контроля и мотивации сотрудников. Также заказчик уязвим для злоупотреблений с отчетностью по проекту со стороны аутсорсинговой компании.

Под крупный проект придется выделить или нанять сотрудников, которые будут отвечать за взаимодействие с аутсорсером. Они будут контролировать ход проекта, но вряд ли физически смогут совмещать эту работу с другой.

Интеграция системы контроля и отчетности со стороны аутсорсера и компании-заказчика может быть проблематичной. Крупные подрядчики вроде Leader Team идут навстречу клиенту и предлагают адаптировать информацию под определенный формат, но лучше уточнять этот момент на этапе переговоров.

Многие крупные компании передают мерчандайзинг на аутсорсинг, но степень удовлетворенности такими услугами напрямую зависит от качества работы конкретного подрядчика. Кроме того, руководству компании нужно проявить волю и использовать определенный финансовый ресурс, а также иметь четкий план, как переход на аутсорсинг позволит увеличить продажи и оптимизировать издержки, чтобы дополнительные затраты окупались.

Смешанная схема
Объединить преимущества обоих вариантов с выгодой для себя, на первый взгляд, идеальное решение. Однако бизнес-практика показывает, что оно часто приходит как вынужденное, при определенных обстоятельствах.

Компания расширяет географию присутствия по России и не хочет открывать свои офисы в других регионах.
Сотрудничество с федеральным агентством позволит запуститься быстро и без организационных расходов.

Компания запускает пилотный проект по переходу на аутсорсинг в отдельном регионе или подразделении.
Обращение в агентство позволяет «обкатать» новую схему и сравнить ее эффективность с показателями традиционной организации.

Компания хочет удовлетворить резко возросший спрос на товары (например, к праздникам), или найти людей на временный проект, или срочно набрать персонал в ситуации форс-мажора (пандемия, массовое увольнение сотрудников).

Но смешение двух схем организации мерчандайзинга вызывает и очевидные сложности.

Не удается оптимизировать расходы, так как штат не сокращается и нагрузка на бухгалтерию и кадры остается прежней.

Потребуется интеграция отчетности из разных источников – от собственных подразделений и от аутсорсера, сводить все воедино и делать выводы придется своими силами.

Крупные аутсорсинговые компании не очень любят работать во временных проектах, а при обращении в небольшие агентства гораздо выше риск получить проблемы с качеством услуг.

Таким образом, универсального решения не существует. Только наличие четких целей, обоснованные расчеты и беспристрастный анализ результатов позволят сделать выводы о том, какой путь актуален для компании, какой из трех вариантов дает оптимальное сочетание затрат и эффективности.