Как вас обманывают сотрудники при проведении инвентаризации?

При проведении инвентаризации своими силами сотрудники проявляют удивительную фантазию с целью скрыть недостачу товарно-материальных ценностей. Любой работник торговли с опытом знает множество «относительно честных» способов ввести своего работодателя в заблуждение и отвести от себя угрозу возможных взысканий. В этой статье мы познакомим вас с наиболее популярными способами фальсификации и причинами, заставляющими людей действовать или бездействовать таким образом.

К сожалению, персонал в большинстве компаний, выбирая между собственной выгодой и корпоративными целями, идет на злоупотребления. Дополнительной мотивацией служит наличие круговой поруки и неэффективность системы контроля, что снижает вероятность вывести таких сотрудников на чистую воду и привлечь их к ответственности за служебный подлог. Во многих компаниях даже такой инструмент как инвентаризация служит не столько выявлению болевых точек, сколько сокрытию объективных данных от руководства. Приведем лишь несколько примеров как сотрудники скрывают недостачу товара:

Многократный подсчет одного и того же товара – это позволяет повысить количество единиц до планового даже при использовании сканеров штрих-кода, не говоря уже про ручной пересчет;

Внесение корректив в данные о наличии товаров в системе – обычно недостача товара просто «списывается» сотрудниками, имеющими доступ к корпоративной информационной системе;

Внесение в опись нужного количества одного товара вместо аналогичного количества другого товара – так скрывается недостача более дорогостоящей продукции, а дешевый товар в свою списывается или признается его «недостача»;

Махинации с перемещением ТМЦ – недостающие товары по бумагам оказываются в процессе перемещения (обычно, возврата) или находятся в другой точке как раз в момент проведения инвентаризации.

Нельзя сказать, что руководство компаний не представляет себе качество полученной в ходе инвентаризации информации. Многие топ-менеджеры отдают себе отчет в наличии хищений и злоупотреблений на местах, но не хотят ничего менять из-за опасений получить вместо неэффективной, но работающей системы абсолютно неработоспособную из-за ухода ключевых сотрудников. Получается такой негласный договор – одни отчитываются, что ничего страшного не происходит, а другие делают вид, что ничего не замечают. Такая ситуация в тучные годы может продлиться сколь угодно долго, но кризис и нарастающая конкуренция могут положить этому конец.

Кризис – это вообще уникальное явление. По мнению экспертов компании Leader Team, хищения внутри компаний в кризис значительно возрастают, а «болевой порог» (максимальный объем злоупотреблений, который не создает угрозы бизнесу) существенно снижается. В определенный момент это приводит топ-менеджмент к решениям, которые давно назревали.

Независимая инвентаризация – лекарство от всех болезней?

Передача инвентаризации на аутсорсинг является одним из трендов для среднего и крупного бизнеса. Лидеры российского бизнеса приходят к выводу, что независимая инвентаризация позволяет не только навести порядок с учетом, но и принести реальный экономический эффект за счет экономии на издержках. Немаловажно, что аутсорсинговая компания Leader Team и другие ведущие компании оказывают эту услугу таким образом, что она позволяет избежать возможных злоупотреблений и минимизировать влияние человеческого фактора. Высокая квалификация персонала, наличие современного оборудования и программного обеспечения гарантируют объективность и надежную защиту полученной корпоративной информации клиентов.

Профессиональные ревизоры Лидер Тим с современным оборудованием способны провести инвентаризацию за одну ночь во всех регионах страны, причем ее результаты будут доступны для анализа в удобном формате сразу после ее завершения. Это с одной стороны позволяет не останавливать основную деятельность и не привлекать сотрудников к сверхурочным работам, а с другой стороны – обеспечивает руководство объективной информацией, которую невозможно откорректировать и сфальсифицировать. Переход на регулярную инвентаризацию ТМЦ силами специалистов Leader Team позволяет снизить уровень хищений в торговых точках и на складах практически к нулю.

Необходимо понимать, что независимая инвентаризация лишь мотивирует к переменам внутри компании. Она позволяет однозначно выявить проблемы, но повышение трудовой дисциплины и предотвращение злоупотреблений – задача менеджмента. Дальнейший результат зависит от того, насколько энергичными и эффективными будут дальнейшие действия руководства. Еще до начала проекта важно проработать и быть готовыми принимать жесткие управленческие решения. В проектах Лидер Тим отзывы заказчиков говорят сами за себя – перемены часто бывают болезненны, но результаты даже в краткосрочной перспективе убеждают руководство в правильности проводимой политики для развития компании.