Избавиться от рутины на предприятии: мечта или реальность?

Принцип Парето в управлении говорит, что 80% усилий дают лишь 20% результата, а еще 20% — остальные 80%. Именно поэтому сейчас все стараются избавиться от рутины – тех операций и процессов, которые необходимы, но не приносят осязаемый результат в виде прибыли, развития, улучшений. Главными способами ухода от рутины можно назвать оптимизацию бизнес-процессов, автоматизацию и передачу отдельных процессов на аутсорсинг.

Перечисленные способы отнюдь не являются взаимоисключающими, очень часто в различных проектах по оптимизации используются два из них или все три последовательно или параллельно. Их общая цель – свести к минимуму долю рабочего времени, используемую для выполнения рутинных операций. Это необходимо не только для топ-менеджеров, но и для функционального управления, линейных руководителей и даже простых сотрудников.

Оптимизация бизнес-процессов

Как говорят опытные бизнес-консультанты, в российской действительности за очень редким исключением можно оптимизировать практически любой бизнес-процесс на любом предприятии. Что это означает? Специалисты проводят декомпозицию (разбирают процесс на подпроцессы, до элементарных функций) и выстраивают его заново, с меньшими затратами времени, денег и ресурсов. Часто выясняется, что аналогичного или даже более качественного результата можно достигать намного проще.

Оптимизация является довольно болезненной процедурой для предприятия, требует немалых денег и может занимать длительный срок – от нескольких месяцев до нескольких лет, но эффект от нее того стоит. Очень часто наиболее эффективным способом избавить себя от рутины является передача отдельных функций, подпроцессов и процессов на откуп сторонним организациям (аутсорсинг) или их автоматизация. В каждом случае специалисты просчитывают и сравнивают расходы на каждый из вариантов и просчитывают ожидаемый экономический эффект.

Аутсорсинг – передача бизнес-процессов в руки профессионалов

Передача на аутсорсинг является очень популярной бизнес-практикой, особенно в тех областях, где не обойтись без участия человека. Самостоятельно организовать в масштабах одной компании работу всех отделов, от колл-центра и охраны до НИОКР и производства – задача крайне сложная, если вообще решаемая на практике. Именно поэтому ведущие компании мира, а вслед за ними и представители малого и среднего бизнеса стали клиентами различных аутсорсинговых компаний.

На примере одного из крупнейших российских аутсорсеров Leader Team разберем как именно аутсорсинг позволяет избавиться от рутины. Компания Leader Team берет на себя процессы мерчандайзинга в торговых точках различных форматах и производствах. Тем самым, клиенты компании (крупные товаропроизводители и розничные сети) получают возможность не отвлекаться на вспомогательные по своей сути функции и сосредоточиться на главном для себя – производстве, логистике, стратегическом управлении.

Leader Team, в свою очередь, обладает необходимым опытом, знаниями и технологиями, чтобы эффективно организовать нужный процесс «с нуля» на любом предприятии, в любой торговой точке на территории России. С первого дня все работает так как надо и не требует дополнительного внимания со стороны руководства.

Автоматизация – отказ от рутины и избавление от человеческого фактора

Информационные технологии активно внедряются в хозяйственную деятельность уже не первое десятилетие, но именно сейчас они стали серьезно вытеснять людей с их рабочих мест. В группе риска – представители профессий с большой долей рутинных операций (кассиры, операторы на производствах, водители погрузчиков и другие). Для компании довольно дорого вкладываться в автоматизацию, но при высокой стоимости рабочей силы (как на Западе) это уже оправданно и активно используется.

Автоматизация серьезно помогает и в управлении предприятием – информационные системы класса ERP позволяют систематизировать всю информацию, анализировать ее и прогнозировать ситуацию не хуже целого отдела профессиональных специалистов, а CRM – наладить взаимоотношения с клиентами на уровне мировых лидеров в ритейле. Но главное, что компьютер в отличие от человека не может ошибаться, а значит внедрение ИТ сводит к нулю влияние человеческого фактора.

Сегодня избавиться от рутины в текущей деятельности не просто можно, а нужно. Для этого существует множество эффективных способов, но выбор оптимального зависит от ситуации на конкретном предприятии. В ряде случаев избавление от рутины принесет не только заметное упрощение работы, но и положительный экономический эффект сразу после проведения изменений.